Onderwijsrooster via MyTimetable: de eerste ervaringen
Alle studenten en medewerkers kunnen nu hun persoonlijke lesrooster raadplegen via de nieuwe tool MyTimetable. De tool biedt een compleet overzicht van alle onderwijsactiviteiten die iemand volgt of verzorgt en is stapsgewijs op de hele universiteit ingevoerd. De eerste ervaringen zijn positief.
Voorheen typte Maaike van Naerssen al haar onderwijsactiviteiten handmatig over in haar Outlook-agenda. Als universitair docent doceert ze vakken op het gebied van taal, cultuur en communicatie. 'Ik geef nu het vak Communicating across Cultures, voor studenten International Studies. Ik geef hoor- en werkcolleges aan een grote groep studenten. De start van dit vak in september was mijn kennismaking met MyTimetable.'
Zaalwijziging automatisch in je agenda
Van Naerssen is blij met de nieuwe tool. 'Hij synchroniseert met Outlook, alle vakken die ik geef komen er automatisch in te staan. Als er een zaal wijzigt, komt dat ook automatisch in mijn agenda. Tijdens deze coronaperiode hebben we weliswaar minder fysieke colleges, maar de colleges die we wel in zalen geven, worden soms nog op het laatst verplaatst omdat er te veel studenten zijn voor een bepaalde ruimte.'
Ook kan ze in MyTimetable gemakkelijk opzoeken wanneer bijvoorbeeld alle eerstejaarsstudenten van studie X beschikbaar zijn voor een project dat zij wil organiseren. 'Handig! Het enige minpunt is dat het mij tot nu toe niet goed lukt om snel overzicht te krijgen over het volledige rooster van mijn opleiding en te zien wanneer een bepaalde groep docenten beschikbaar is.'
Elke faculteit vertegenwoordigd
Daarover heeft Jolanda Hak inmiddels met Van Naerssen contact gehad, om te kijken wat er nog beter kan. Hak is projectleider binnen het programma Harmonisatie Onderwijslogistiek bij Studenten- en Onderwijszaken en was verantwoordelijk voor de invoering van MyTimetable. Ze is heel tevreden met het resultaat. 'De fantastische projectgroep roostering, met elke faculteit erin vertegenwoordigd, verdient alle lof. Onoverzichtelijke roosterpublicatie was de meest gehoorde klacht van docenten en studenten. Het is een hele klus geweest om dat op te lossen, dat heeft in deze roerige tijden veel tijd en energie gekost van de betrokken medewerkers binnen de faculteiten.'
Waarom eigenlijk? De Universiteit Leiden is bepaald niet de eerste universiteit die overzichtelijke roosters publiceert in een speciale tool. Hak: 'Voor andere universiteit was het makkelijker, omdat zij met een roosterapplicatie werken. Zulke applicaties hebben vaak al een ingebouwde publicatiefunctie of zijn eenvoudig te koppelen met MyTimetable omdat MyTimetable daarop is ontworpen. Binnen de Universiteit Leiden komen de roosters via andere systemen tot stand en dat levert een format dat MyTimetable niet begrijpt. We moesten daarom een omweg maken.'
LUMC kon niet aansluiten
LUMC wilde MyTimetable ook invoeren, maar dat bleek onhaalbaar. Hak: 'LUMC gebruikt wel een eigen roosterapplicatie, met een inbegrepen publicatiefunctionaliteit waarover men tevreden is. De toegevoegde waarde voor het LUMC zou voornamelijk synchronisatie met de Outlook-agenda zijn, terwijl de investering groot zou zijn.'
Beschermengel
En de studenten? Derdejaars Security Studies Pieter Kalb heeft altijd een beschermengel gehad als het ging om roostergedoe, lijkt het wel. 'Ik liep altijd gewoon met mijn vrienden mee.' Toen corona uitbrak, ging hij bij zijn ouders die in Parijs wonen. Net toen hij het in september vanuit zijn studentenkamer in Den Haag echt allemaal zelf moest gaan uitzoeken, was daar, als eerste bij 'zijn' faculteit Governance and Global Affairs: MyTimetable. Kalb: 'Het helpt me echt. Ik volg ook vakken bij Computer Sciences en Japan-studies, het is ideaal dat ik mijn rooster in één keer zie op basis van mijn inschrijving voor vakken.'
Tekst: Rianne Lindhout
Onderwijslogistiek
Het onderwijsrooster altijd compleet en up-to-date in ieders agenda is een van de logistieke vraagstukken die het programma Harmonisatie Onderwijslogistiek oplost. Voor meer informatie hierover kunt u terecht op de medewerkerssite. Hebt u vragen over dit bericht, neemt u dan contact op met het programmateam via harmonisatieprogramma@leidenuniv.nl.
Vragen?
Op de Helppagina in MyTimetable vind je een uitgebreide instructie. Heb je toch nog vragen? Neem dan contact op via de Helpdeskportal van het ISSC.