Aanvragen afstuderen
Rond je afstuderen moet er van alles gebeuren. Niet alleen de universiteit, ook je faculteit en/of opleiding verwachten bepaalde dingen van je. Faculteiten hanteren verschillende regels en procedures voor het aanvragen en regelen van je afstuderen.
Stappen richting afstuderen
Er komt heel wat kijken bij afstuderen. Hieronder vind je globaal de stappen die naar je afstuderen leiden. Kijk altijd eerst naar de informatie van je faculteit en opleiding. De regels en procedures die zij hanteren kunnen hier namelijk van afwijken.
- Je behaalt het laatste resultaat dat nodig is om aan de exameneisen te voldoen.
- Je vraagt zelf afstuderen aan: bekijk onder de faculteits- of opleidingstab wat je allemaal voor je opleiding in orde moet maken om af te studeren. Het kan zijn dat je uit uSis het bericht 'Constatering afstuderen' ontvangt. In dat bericht wordt ook de mogelijkheid genoemd om uitstel van afstuderen aan te vragen.
- Als je afstudeert, word je niet automatisch uitgeschreven bij de universiteit. Je moet je uitschrijven via studielink. Maar uitschrijven is niet verplicht. Je mag ook ingeschreven blijven als je dat wilt. Lees alle informatie rondom herinschrijven en uitschrijven goed door.
Afstuderen uitstellen
Als je in uSis het bericht ‘Constatering afstuderen’ hebt ontvangen, maar je wilt nog niet afstuderen omdat je nog bezig bent met (een) extra vak(ken), extern onderwijs of een stage waarvan je wilt dat die op je diplomadocumenten genoemd wordt, dan kun je een verzoek uitstel van afstuderen aanvragen. Bekijk voor meer informatie het tabblad van je faculteit of opleiding.
Voorwaarden voor uitstel
Je kunt maximaal uitstel aanvragen tot de dag dat je één jaar langer ingeschreven staat voor je opleiding dan de nominale studieduur ervan (voor bacheloropleidingen is dat 3+1 jaar en voor masteropleidingen doorgaans 1+1 jaar). Ben je al meer dan een jaar uitgelopen, dan wordt je uitstel waarschijnlijk niet toegekend.
Officiële Regeling uitstel afstuderen
De regels en afspraken rond het uitstel van afstuderen zijn vastgesteld door het College van Bestuur van de Universiteit Leiden in de 'Regeling uitstel afstuderen Universiteit Leiden'.
Let op:
- Voor afstuderen in de zomerperiode gelden afwijkende deadlines.
- Kijk voor opleidingsspecifieke afspraken op de tab van je opleiding. De tekst hieronder is algemeen en kan afwijken.
Afstuderen Algemeen
Natuurlijk kun je pas afstuderen als je je laatste resultaat behaald hebt, maar om de werkzaamheden te kunnen plannen willen wij bij de Science Studenten Administratie graag vooraf al weten wie van plan is te gaan afstuderen in de komende tijd. Daarom is de aanmeldtermijn als je wilt gaan afstuderen (buiten de zomerperiode om) uiterlijk 6 weken voor het behalen van je laatste cijfer. Voor afstuderen in de zomerperiode geldt een afwijkende deadline. Wil je afstuderen in de zomerperiode (juli t/m september) dan geldt de deadline van 1 mei.
Ben je van plan je bachelorstudie af te ronden? volg dan de volgende stappen:
1. Zorg er dan voor dat je, je afstuderen tijdig aanvraagt via het daarvoor bestemde afstudeerformulier. (let op: nog niet alle opleidingen werken met dit formulier. zie de tab van je eigen opleiding voor eventuele afwijkende procedures)
De deadline voor aanmelden afstuderen is 6 weken vóór het behalen van je laatste resultaat. Óf voor afstuderen in de zomer 1 mei. Nog niet alle resultaten hoeven op het moment van aanvragen in uSis te staan of bekend te zijn. Maar duidelijk moet zijn met welk vakkenpakket je wilt afstuderen.
2. Meld indien nodig aan de medewerker van de Science Studenten Administratie als je studievereisten in uSis nog niet op orde zijn. Bijv. dat nog niet al je behaalde studiepunten zichtbaar zijn in je studievereisten. en/of er een verkeerde specialisatie wordt vermeld etc. (zie 'Studievereisten in uSis' onderaan deze pagina voor meer informatie)
3. Je bent als student zelf verantwoordelijk dat je laatste studieresultaten bij de Science Studenten Administratie ingeleverd worden. Houd dit dus zelf goed in de gaten! Ga er niet van uit dat de docent het cijfer wel zal inleveren! Bij een enkele opleiding zijn er nog last-minute hertentamengelegenheden. Daar hebben de medewerkers van de Science Studenten Administratie uiteraard begrip voor, maar meld deze planning bij het aanmelden voor afstuderen. Voor afstuderen in de zomer geldt voor een tijdige afhandeling van je diplomering dat je laatste cijfer uiterlijk 15 juli geregistreerd is. Dit is zeker van belang als je door gaat stromen naar een Master.
Voor afstuderen voor je Masteropleiding kijk je voor de opleidingsspecifieke procedures op de tab van je opleiding. Óf mail je naar Studenten administratie van jouw opleiding (zie Pagina SSA voor juiste contactinformatie). Houd in ieder geval rekening met onderstaande stappen:
1. Zorg er dan voor dat je, je afstuderen tijdig aanvraagt.
De deadline voor aanmelden afstuderen is 6 weken vóór het behalen van je laatste resultaat. Óf voor afstuderen in de zomer 1 mei. Nog niet alle resultaten hoeven op het moment van aanvragen in uSis te staan of bekend te zijn. Maar duidelijk moet zijn met welk vakkenpakket je wilt afstuderen.
2. Meld indien nodig aan de medewerker van de Science Studenten Administratie als je studievereisten in uSis nog niet op orde zijn. Bijv. dat nog niet al je behaalde studiepunten zichtbaar zijn in je studievereisten. en/of er een verkeerde specialisatie wordt vermeld etc. (zie 'Studievereisten in uSis' onderaan deze pagina voor meer informatie).
3. Je bent als student zelf verantwoordelijk dat je laatste studieresultaten bij de Science Studenten Administratie ingeleverd worden. Houd dit dus zelf goed in de gaten! Ga er niet van uit dat de docent het cijfer wel zal inleveren! Bij een enkele opleiding zijn er nog last-minute hertentamengelegenheden. Daar hebben de medewerkers van de Science Studenten Administratie uiteraard begrip voor, maar meld deze planning bij het aanmelden voor afstuderen. Voor afstuderen in de zomer geldt voor een tijdige afhandeling van je diplomering dat je laatste cijfer uiterlijk 15 juli geregistreerd is.
Als je voldoet aan de eisen van je studie maar nog niet wilt afstuderen omdat je nog bezig bent met (een) extra vak(ken), extern onderwijs of een stage waarvan je wilt dat die op je diplomadocumenten genoemd wordt, dan moet je een verzoek tot uitstel van afstuderen aanvragen.
Vergeet niet om je via Studielink uit te schrijven, wanneer je niet meer verder studeert. Wanneer je na je Bachelor besluit een Master te volgen, moet je jezelf ook via Studielink voor deze masteropleiding aanmelden. Voor meer informatie over uitschrijven zie ‘uitschrijven of herinschrijven’
In uSis wordt in het onderdeel 'Studievereisten' weergegeven welk programma je volgens de OER (Onderwijs en Examenregeling) zou moeten volgen om te kunnen slagen. Pas als al je studieresultaten zichtbaar zijn in 'studievereisten' kan een diploma en bijbehorend supplement worden gemaakt. In 'studievereisten' zijn de verplichte vakken van je curriculum zichtbaar en een aantal door veel studenten gekozen keuzevakken.
Maar er is zoveel keuzemogelijkheid dat niet alle vakken die je kunt volgen, genoemd zijn. Om toestemming te krijgen tot het volgen van een dergelijk keuzevak zal je een verzoekschrift moeten indienen bij de examencommissie. Voor studenten die binnenkort gaan afstuderen zijn de volgende twee scenario’s denkbaar:
- Je hebt in het verleden al toestemming gekregen voor een vak. Lever in dit geval het bewijs van deze toestemming in bij de Science Studenten Administratie. De medewerker van de Science Studenten Administratie zal er voor zorgen dat deze goedkeuring als nog wordt vastgelegd in uSis.
- Je hebt nog geen toestemming van de examencommissie voor het volgen van een vak. Dien in dat geval een verzoekschrift in op de wijze zoals vermeld onder Keuzeonderwijs.
Zodra je cijfer voor het goedgekeurde keuzevak in uSis wordt vastgelegd wordt het zichtbaar in je studievereisten en ben je weer een stapje dichter bij je afstuderen. Heb je over het bovenstaande nog vragen? Mail dan naar je studieadviseur (als het gaat om de inhoud van vakken of je programma), of naar usis-fwn@edufwn.leidenuniv.nl (als het gaat om een uSis-vraag).
Bachelor
De formele afstudeerdatum is de datum van de laatste werkdag van de maand waarin je je laatste cijfer hebt behaald. Het laatste cijfer is meestal het cijfer van je bachelorproject, maar het kan ook een tentamen zijn. De afstudeerdatum staat op je diploma en je cijferlijst. De afstudeerdatum is niet hetzelfde als de uitreikingsdatum. De uitreikingsdatum is slechts de datum waarop je je bul ontvangt.
Bacheloruitreiking
Als je van plan bent binnenkort je bachelor af te ronden, moet je je aanmelden voor het afstuderen bij de Science Studenten Administratie, via het daarvoor bestemde afstudeerformulier.
In uSis wordt in het onderdeel ‘Studievereisten’ weergegeven welk programma je volgens de OER (Onderwijs en Examenregeling) zou moeten volgen om te kunnen slagen. Pas als al je studieresultaten zichtbaar zijn in je ‘Studievereisten’ is het mogelijk om een diploma en bijbehorend supplement voor je te maken. Het is daarom van belang om je studievereisten te controleren voordat je je aanmeldt voor de bacheloruitreiking. Als je studieresultaten kloppen met je vereisten, is je studieprogramma automatisch goedgekeurd. Indien dit niet het geval is, neem dan contact op met de studieadviseur. Ga in het bijzonder langs bij de studieadviseur als je vereisten niet kloppen omdat je een afwijkend programma doet, bijvoorbeeld een dubbele bachelor. Dit moet apart goedgekeurd worden en rechtgezet in uSis. Meer informatie over uSis.
De procedure is dus als volgt:
1. Check in Usis:
- of je naam correct is.
- of al je vakken en cijfers zowel in je studieresultaten als in je studievereisten staan. Als dit niet zo is, neem dan contact op met je studieadviseur (Jeannette de Graaf).
- De studieadviseur zal controleren of je studieprogramma in uSis aan alle eisen voldoet (of binnenkort zal voldoen) om te kunnen afstuderen.
2. Meld je aan bij de Science Studenten Administratie, via het daarvoor bestemde afstudeerformulier
Voor het aanleveren van de bachelorscriptie geldt het volgende:
- Voor je scriptie is het verplicht het standaard voorblad te gebruiken.
- Mail een digitale kopie (pdf-file) van de definitieve versie van je scriptie aan de de studiecoördinator.
Uitreikingsdatum:
24 oktober 2023 1600 – 1800 uur
5 maart 2024 1600-1800 uur
Meer informatie over administratieve procedures
Uitschrijven of vervolgopleiding?
Zodra je bent afgestudeerd (de datum waarop je je laatste onderdeel hebt behaald), dien je je uit te schrijven via Studielink. Wil je aansluitend een masteropleiding volgen dan moet je inschrijving hiervoor uiterlijk 31 augustus volledig zijn afgerond. Mocht je eraan twijfelen of je je bachelor wel zult halen in de zomer, schrijf je dan voor de zekerheid in voor zowel de bachelor- als de masteropleiding van je keuze!
Meer informatie over in- en uitschrijven vind je op de universitaire website.