Vrijstellingen en verzoekschriften

Wil je iets wijzigen in de door jouw opleiding vastgestelde studievereisten? Misschien wil je vrijstelling van een bepaald studieonderdeel omdat je de kennis al elders hebt opgedaan. Of je wilt de studiepunten die je aan een andere onderwijsinstelling hebt gehaald in Leiden laten meetellen. In die gevallen kun je een verzoekschrift indienen.

Hieronder lees je waarvoor je een verzoekschrift kunt indienen, en hoe je dat aanpakt. Als er voor jouw opleiding specifieke informatie beschikbaar is, vind je die op het tabblad van je opleiding of faculteit.

Het besluit over je verzoekschrift wordt genomen door de examencommissie van je opleiding.

Verzoekschriften in uSis

Wil je iets wijzigen in je studievereisten? Maak dan gebruik van verzoekschriften in uSis. Denk bijvoorbeeld aan het aanvragen van vrijstelling, het laten erkennen van vakken die je in het buitenland volgt, of het aanvragen van een afwijkend aantal studiepunten voor een onderdeel uit het curriculum.

Je kunt een verzoekschrift indienen voor:

Vrijstelling
Je gebruikt dit verzoekschrift als je vrijstelling wilt aanvragen voor een studieonderdeel. Hiervoor moet je voldoende bewijsmateriaal aanleveren.
Afwijkend aantal studiepunten
Je gebruikt dit verzoekschrift als je voor het betreffende studieonderdeel een aantal studiepunten wilt krijgen dat afwijkt van het aantal studiepunten dat in de studiegids vermeld staat. Voor je verzoek moet je voldoende bewijsmateriaal aanleveren. Heeft het betreffende studieonderdeel geen van tevoren vastgesteld aantal studiepunten? Dien dan geen verzoekschrift in, maar neem rechtstreeks contact op met je opleiding.
Extracurriculair vak
Je gebruikt dit verzoekschrift als je een studieonderdeel uit de studiegids van de Universiteit Leiden wilt laten opnemen in je extracurriculaire ruimte.
Vervanging
Je gebruikt dit verzoekschrift wanneer je het betreffende studieonderdeel wilt vervangen door een ander studieonderdeel uit de studiegids van de Universiteit Leiden. Gebruik dit verzoekschrift bijvoorbeeld voor vrij in te vullen keuzevakken.
Extern onderwijs
Je gebruikt dit verzoekschrift altijd wanneer je een studieonderdeel bij een andere onderwijsinstelling dan de Universiteit Leiden volgt en je het wilt laten meetellen voor je studie in Leiden. Dit verzoekschrift kun je bijvoorbeeld gebruiken voor de invulling van je keuze- of extracurriculaire vakken die je niet in Leiden volgt. Doorgaans wordt dit verzoekschrift eerst voorlopig goedgekeurd en na het aanleveren van bewijsmateriaal definitief beoordeeld.

Een verzoekschrift dien je in zodra je weet dat je één van deze wijzigingen wilt doorvoeren. Dat betekent: zo snel mogelijk en voordat het te volgen onderwijs van start gaat. Om na te gaan wat je in jouw geval precies moet doen, neem je contact op met de onderwijsadministratie van je opleiding.

Geen verzoekschrift op verzoekschrift

Heb je een verzoekschrift ingediend? Dan kun je voor datzelfde studieonderdeel niet nog een verzoekschrift indienen, ongeacht de status van je aanvraag. Ben je ondertussen veranderd van mening of kom je erachter dat je een verkeerde aanvraag gedaan hebt? Dan moet je het verzoekschrift eerst intrekken voordat je op datzelfde studieonderdeel een nieuw verzoekschrift kunt indienen.

Verzoekschrift intrekken

Wil je je ingediende verzoekschrift intrekken? Stuur dan een e-mail aan de onderwijsadministratie van je opleiding, onder vermelding van 'intrekken verzoekschrift nummer xxxx' (zie de bevestigingsmail). In de e-mail vermeld je je studentnummer en de reden voor het intrekken van je verzoekschrift. Wacht, voordat je verder handelt, eerst op de bevestiging van je opleiding.

Bewijsmateriaal

Ieder verzoekschrift moet kort en helder onderbouwd worden. Maak je gebruik van een verzoekschrift voor vrijstelling, afwijkend aantal studiepunten, of extern onderwijs? Dan moet je daarnaast ook bewijsmateriaal indienen. In het geval van vrijstelling doe je dat tegelijk met het indienen van je verzoekschrift. Bij de andere twee doe je dat na afronden van het betreffende onderwijs. Het gaat dan veelal om getuigschriften van behaalde studieresultaten.

Lever bewijsmateriaal altijd zo snel mogelijk na het behalen van je resultaten in. Als je te lang wacht, loop je het risico dat de resultaten niet meer kunnen worden opgenomen in je studievereisten.

Wat je precies moet inleveren, waar je dat doet en in welke vorm (digitaal of papier) verschilt per opleiding. Neem daarvoor contact op met je onderwijsadministratie.

Bezwaar aantekenen

Als je het oneens bent met de uitkomst van je verzoekschrift, kun je bezwaar aantekenen. Je stuurt binnen zes weken na ontvangst van het besluit een brief (beroepschrift) naar het College van Beroep voor de Examens met daarbij een kopie van het besluit. In de brief leg je uit waarom je het niet eens bent met het besluit en onderbouw je je bezwaar met voorbeelden en bewijsmateriaal.

De examencommissie verwerkt in haar hoedanigheid individuele verzoeken van studenten aangaande hun studie. Studenten wenden zich hiervoor schriftelijk tot de examencommissie.
De termijnen waarbinnen de examencommissie uitspraak doet zijn per situatie omschreven in de Regels & Richtlijnen. De examencommissie streeft ernaar om binnenkomende verzoeken binnen 20 werkdagen te behandelen, maar in bepaalde drukke periodes kan de termijn worden overschreden. De examencommissie doet altijd uitspraak binnen de wettelijke beslistermijn van acht weken.

We onderscheiden twee typen verzoeken aan de examencommissie:

1. Individuele verzoeken van studenten aan de examencommissie aangaande hun studievoortgang, of andere zaken gerelateerd aan regelingen uit de OER en/of de Regels & Richtlijnen.

2. Verzoeken van studenten betreffende vrijstellingen, extracurriculaire vakken of invulling van de vrije keuzeruimte. In dit geval is soms toestemming van de examencommissie benodigd alvorens het OSC de wijzingen kan verwerken in de studievereisten in uSis. Voor deze typen verzoeken is altijd een uSis verzoekschrift vereist. Voor beide typen verzoeken geldt een aparte procedure. Deze procedures worden hieronder beschreven.

1. Individuele verzoeken van studenten aan de examencommissie

Studenten kunnen bij individuele verzoeken aan de examencommissie aangaande hun studievoortgang, of andere zaken gerelateerd aan regelingen uit de OER en/of de Regels & Richtlijnen een verzoek indienen bij de examencommissie. Dit dient altijd te geschieden via het digitaal verzoekformulier. Vul het verzoekformulier zo compleet mogelijk in en voeg eventuele bewijslast toe als bijlage.

2. Verzoekschrift vrijstelling

Met het verzoekschrift ‘Vrijstelling’ vraag je vrijstelling van een onderdeel van het Bestuurskundecurriculum. Dit kan zowel voor een vast onderdeel (de verplichte Bestuurskundevakken) als voor de vrije keuzeruimte. De goedkeuring voor de vrijstelling moet gegeven worden door de examencommissie, waarna het OSC de vrijstelling kan registreren. Als je denkt dat het vak (bijna) volledig overeenkomt met een vak van het Bestuurskundecurriculum en je het vak hebt voltooid, dan kan je de stappen hieronder volgen. Let op, in de bachelor mag je slechts maximaal 30 EC in totaal aan vrijstellingen aanvragen voor de verplichte vakken en de vrijekeuzeruimte bij elkaar.

Vrijstelling aanvragen voor vrijekeuzeruimte

Het is mogelijk om (een deel van) je vrijekeuzeruimte vrij te laten stellen, bv. op basis van een tweede studie (zowel van de Universiteit Leiden als een andere geaccrediteerde academische instelling in Nederland). Voorwaarden voor de vakken die je wilt gebruiken voor de vrijstelling(en) zijn:

De vakken overlappen niet met de verplichte vakken van Bestuurskunde
De vakken zijn van gemiddeld bachelor jaar 2. Let op: het gemiddelde niveau van de vrijekeuzeruimte dient van gemiddeld vak niveau 200 te zijn en tenminste één vak van niveau 300 te bevatten.
Ten tijde van het behalen van die vakken, heb je ook een inschrijving voor Bestuurskunde.

Vrijstelling aanvragen voor een vast onderdeel

Voor het vrijstellen van een vast onderdeel, moet je bewijs aanleveren dat je bij een geaccrediteerde universiteit een gelijkwaardig vak qua inhoud en niveau hebt behaald.

Stappenplan aanvraag goedkeuring vrijstelling

Dien een verzoek in bij de examencommissie via het digitaal verzoekformulier. Voeg onderstaand gevraagd bewijs toe.

Aan te leveren informatie en bewijs:

a) Vakbeschrijving(en) uit de studiegids van de opleiding waar de vakken zijn behaald. De vakbeschrijving kan bestaan uit een link naar de online studiegids of een PDF-document (uit de studiegids). Let op:

De link of PDF moet uit het collegejaar zijn waarin je dit vak hebt gehaald.
De volgende informatie moet opgenomen zijn: aantal EC, gebruikte literatuur, inhoud van het vak, wanneer de cursus gevolgd is. In het algemeen geldt: hoe specifieker de informatie wordt aangeleverd, hoe beter en sneller de examencommissie een oordeel kan vormen. Soms zal er door de examencommissie om een syllabus worden gevraagd.

b) Een gewaarmerkte cijferlijst indien de reeds behaalde vakken buiten de Universiteit Leiden zijn behaald. Vraag de andere universiteit om deze cijferlijst rechtstreeks aan het OSC te e-mailen. Voor vakken behaald binnen de Universiteit Leiden is geen cijferlijst nodig.

Je verzoekschrift wordt pas behandeld op het moment dat deze compleet is (de behandeltermijn gaat dan pas lopen). De behandeltermijn van de examencommissie bedraagt maximaal 6 weken.

Dien in uSis een verzoekschrift in van het type ‘Vrijstelling’. Dit verzoekschrift zorgt ervoor dat het OSC de vrijstelling kan registeren als je de goedkeuring van de examencommissie hebt verkregen. Je klikt in Mijn studievereisten op het vak of het onderdeel waarvoor je de vrijstelling wilt aanvragen. Klik op de groene knop in het vervolgscherm om het verzoek aan te maken. Na het invullen van de benodigde informatie dien je het verzoek in. Check deze pagina voor een stap-voor-stap uitleg.
Als je toestemming krijgt van de examencommissie en het OSC heeft je officiële cijferlijst ontvangen, dan registreert het OSC je vrijstelling(en) in je studievereisten in uSis. Houd zelf na afloop goed in de gaten of de vrijstellingen zijn doorgevoerd.

3. Verzoekschrift vervanging

Het verzoekschrift ‘Vervanging’ gebruik je als je (standaard) keuzevakken binnen de Universiteit Leiden wilt inzetten in je vrije keuzeruimte. Ook kan je dit verzoekschrift gebruiken voor vakken van een onvolledig behaalde minor. Heb je een volledige minor behaald? Stuur dan een mail naar het OSC. Zij zullen de minor dan in je studievereisten zetten. Voor de (standaard) keuzevakken van de Universiteit Leiden hoef je verder geen toestemming te vragen van de examencommissie, maar gelden de volgende eisen:

De vakken hebben bij elkaar een gemiddeld niveau van bachelor jaar 2 (niveau 200) en tenminste één vak heeft niveau 300. Dit betekent dat je een keuzevak van niveau 100 moet compenseren met een keuzevak van niveau 300.
De vakken vertonen geen overlap met het verplichte Bestuurskundecurriculum.
Resultaten moeten behaald zijn terwijl je ook al ingeschreven stond voor Bestuurskunde.

Standaard keuzevakken Universiteit Leiden

Of een vak een standaard keuzevak is, kan je in de Studiegids vinden. Als je een vak opent, dan moet er rechts op het scherm achter ‘Keuzevak’ een ‘Ja’ staan. Als er een ‘nee’ staat, dan is het geen standaard keuzevak (kijk dan verder bij ‘Geen standaard keuzevak Universiteit Leiden’).

Dien in uSis een verzoekschrift in van het type ‘Vervanging’. Check deze pagina voor een stap-voor-stap uitleg. Je hoeft verder geen stappen te ondernemen. Het OSC zal je keuzevakken in je studievereisten zetten nadat deze vakken zijn behaald. Houd zelf goed in de gaten of je resultaten verwerkt zijn!

Geen standaard keuzevak Universiteit Leiden

Volg je een vak binnen de Universiteit Leiden dat GEEN standaard keuzevak is en wil je dat vak inzetten in je vrije keuzeruimte? Je hebt toestemming van de examencommissie nodig om deze vakken in de vrijekeuzeruimte op te nemen, volg de volgende stappen.

Dien een verzoek in bij de examencommissie via het digitaal verzoekformulier. En voeg daarbij onderstaand bewijs toe:

Vakbeschrijving(en) uit de studiegids van de opleiding waar de vakken zijn behaald. De vakbeschrijving kan bestaan uit een link naar de online studiegids of een PDF-document (uit de studiegids). Let op:

De link of PDF moet uit het collegejaar zijn waarin je dit vak hebt gehaald.

De volgende informatie moet opgenomen zijn: aantal EC, gebruikte literatuur, inhoud van het vak, wanneer de cursus gevolgd is. In het algemeen geldt: hoe specifieker de informatie wordt aangeleverd, hoe beter en sneller de examencommissie een oordeel kan vormen.

Let op: Je verzoekschrift wordt pas behandeld op het moment dat deze compleet is (de behandeltermijn gaat dan pas lopen). De behandeltermijn van de examencommissie bedraagt maximaal 6 weken.

Dien (na goedkeuring) in uSis een verzoekschrift in van het type 'Vervanging’. Check deze pagina voor een stap-voor-stap uitleg.
Als je het vak/de vakken hebt gehaald, dan zal het OSC o.b.v. je verzoekschrift en de studieresultaten je cijfers verwerken in de studievereisten in uSis. Houd zelf na afloop goed in de gaten of je resultaten verwerkt zijn!

4. Verzoekschrift extern onderwijs

Het verzoekschrift ‘Extern Onderwijs’ gebruik je voor buiten de Universiteit Leiden behaalde vakken die je in de vrije keuzeruimte of extracurriculaire ruimte wilt zetten (externe vakken). Let op: eisen voor de vrije keuzeruimte en die voor extracurriculaire ruimte verschillen, zie hieronder. Als je de vakken al hebt behaald, moet je als bewijs een gewaarmerkte cijferlijst meesturen. Als je de vakken nog niet hebt behaald, kan de examencommissie een intentieverklaring afgeven. Hiermee weet je zeker dat de te volgen vakken aan de eisen voldoen en opgenomen mogen worden in de vrije keuzeruimte of de extracurriculaire ruimte.

Uitzondering voor LDE-minoren

Voor LDE-minoren (of behaalde losse vakken binnen die minoren) hoef je niet apart toestemming te vragen aan de examencommissie. Je moet alleen een verzoekschrift ‘Extern Onderwijs’ in uSis indienen; zie stap 4 onder ‘Stappenplan aanvraag goedkeuring extern onderwijs‘. De overige stappen hoef je niet te volgen.
Voor overige, losse keuzevakken van de TU Delft en de Erasmus Universiteit moet je, net als voor keuzevakken van andere universiteiten, wel toestemming vragen en alle stappen onder het stappenplan volgen!

Verschil eisen vrijekeuzeruimte en extracurriculaire ruimte

Eisen t.a.v. plaatsen externe vakken in de vrijekeuzeruimte:

Voor het inbrengen van een extern vak ter invulling van de vrije keuzeruimte van de bachelor Bestuurskunde, dient het vak:

Onderdeel te zijn van een geaccrediteerde opleiding van een Nederlandse universiteit of een buitenlandse universiteit;
Qua inhoud, vaardigheden en toetsing voldoende te passen binnen de gestelde eindtermen van de opleiding;
Van voldoende niveau te zijn, dat wil zeggen, dat voor het inbrengen van externe vakken aangetoond moet worden dat deze gemiddeld van minimaal niveau 200 zijn. Er dient ten minste één vak van niveau 300 in de vrijekeuzeruimte te staan;
Geen inhoudelijke overlap te hebben met de verplichte onderdelen van de betreffende opleiding;
Niet gebruikt te worden ten behoeve van een andere opleiding die door de student wordt gevolgd;
Gevolgd en getentamineerd te worden terwijl de student al bij de opleiding staat ingeschreven.

Volg verder de onderstaande stappen.

Eisen t.a.v. plaatsen van externe vakken in de extracurriculaire ruimte:

Voor het opvoeren van een extern vak als extracurriculair onderdeel is toestemming van de examencommissie nodig. De examencommissie beoordeelt of het vak qua inhoud, vaardigheden en toetsing voldoende past binnen de gestelde eindtermen van de opleiding. Let op, het is pas mogelijk vakken in de extra-curriculaire ruimte te plaatsen nadat de vrijekeuzeruimte opgevuld is! Extra-curriculaire vakken tellen niet mee voor het cijfergemiddelde.

Stappenplan aanvraag goedkeuring extern onderwijs

Om extern gevolgde vakken te laten opnemen in de vrije keuzeruimte of extracurriculaire ruimte is toestemming van de examencommissie nodig. Dien hiervoor een verzoek in bij de examencommissie via het digitaal verzoekformulier. Per vak lever je daarbij informatie en bewijs aan:

De link of PDF moet uit het collegejaar zijn waarin je dit vak hebt gehaald.
De volgende informatie moet opgenomen zijn: aantal EC, gebruikte literatuur, inhoud van het vak, wanneer de cursus gevolgd is. In het algemeen geldt: hoe specifieker de informatie wordt aangeleverd, hoe beter en sneller de examencommissie een oordeel kan vormen.

b) Indien van toepassing: een kopie van de gewaarmerkte cijferlijst. Bij het aanvragen van een intentieverklaring is dit niet benodigd.

Je verzoekschrift wordt pas behandeld op het moment dat deze compleet is (de behandeltermijn gaat dan pas lopen). De behandeltermijn van de examencommissie bedraagt maximaal 6 weken. Bij goedkeuring ontvangt het OSC ook een kopie. Dat is nodig voor de verwerking in uSis, zie hieronder verder.

Na het behalen van je vakken

Dien je in uSis een verzoekschrift in van het type ‘Extern Onderwijs’. Je doet dit door in je studievereisten het balkje van de extracurriculaire ruimte open te klappen, en te klikken op een van de onderdelen ‘Extracurriculair studiedeel’. Vervolgens klik je op de groene knop om het verzoekschrift aan te maken, kies je voor de vorm ‘Extern onderwijs’ en vul je de vereiste informatie in. Daarna dien je het verzoekschrift in. Check deze pagina voor een stap-voor-stap uitleg.
Vraag de andere universiteit om je officiële gewaarmerkte cijferlijst rechtstreeks naar het OSC te e-mailen.
Nadat het OSC je cijferlijst heeft ontvangen, zal het OSC o.b.v. van je uSis verzoekschrift, de goedkeuring van de examencommissie en de officiële cijferlijst je cijfers verwerken in de studievereisten in uSis. Houd zelf na afloop goed in de gaten of je resultaten verwerkt zijn!

5. Verzoekschrift extracurriculair

Het verzoekschrift ‘Extracurriculair’ gebruik je om een binnen de Universiteit Leiden gevolgd vak te laten opnemen in je extracurriculaire ruimte. Dit betekent dat je vakken en dus studiepunten wilt toevoegen bovenop het vereiste aantal studiepunten voor het diploma. Let op:

Extracurriculaire vakken worden getoond op het diplomasupplement, niet op de lijst van vakken die op het diploma wordt gepubliceerd.
Ze tellen niet mee voor je cijfergemiddelde.
Voor het opvoeren van extracurriculaire vakken behaald binnen de Universiteit Leiden is geen toestemming van de examencommissie benodigd.
Resultaten moeten behaald zijn terwijl je ook al ingeschreven stond voor Bestuurskunde. Eerder behaalde vakken mag je dus niet indienen.
Bij een bachelorprogramma mogen alleen vakken van bachelorniveau worden opgenomen in de extracurriculaire ruimte. Als je vakken van masterniveau hebt gevolgd naast je bacheloropleiding, kunnen deze niet worden bijgeschreven. Andersom geldt hetzelfde.
Je mag pas de extracurriculaire ruimte opvullen nadat de vrije keuzeruimte is opgevuld!

Stappen voor extracurriculaire vakken behaald binnen de Universiteit Leiden:

Dien in uSis een verzoekschrift in van het type ‘Extracurriculair vak’:
Klik in je studievereisten het balkje van de extracurriculaire ruimte open en klik dan op een van de onderdelen ‘Extracurriculair studiedeel’. Dan klik je op de groene knop om het verzoekschrift aan te maken. Kies voor ‘Extracurriculair vak’ en vul de vereiste informatie in. Daarna dien je het verzoekschrift in. Noteer het uSis-nummer dat op het scherm verschijnt. Check deze pagina voor een stap-voor-stap uitleg.

6. Aandachtspunten bij het indienen van verzoeken

Gebruik altijd je uMail-adres voor je verzoekschriften. Reacties komen ook daar op terecht. Check je uMail dus geregeld!
De examencommissie streeft ernaar om verzoeken binnen 20 werkdagen te behandelen. In drukke perioden kan deze termijn oplopen tot de wettelijke behandeltermijn van 8 weken. Dien daarom verzoekschriften altijd zo snel mogelijk in. Bij voorkeur aan het begin van het collegejaar, zodat je tijdig weet waar je aan toe bent.
Bij een verzoek tot vrijstellingen: als het vak bijna begint/al is begonnen op het moment dat je het verzoek hebt ingediend, volg het vak dan totdat je de uitslag hebt gekregen.
De volgorde: eerst dien je een uSis verzoekschrift in, daarna indien nodig het digitaal verzoekformulier van de examencommissie met vermelding van het uSis-nummer. Op het digitaal formulier leg je uit wat precies je verzoek is (dat je bv vrijstelling wilt aanvragen voor vakken X, Y en Z op basis van vakken A, B en C). Verwijs verder niet naar de eventuele boodschappen die je in uSis hebt gezet, deze worden niet gelezen door de examencommissie.
Zodra je in uSis een verzoekschrift hebt ingediend verschijnt een bevestiging op het scherm. De status van je verzoekschrift kun je altijd bekijken in uSis.

Verzoekformulier Examencommissie