Universiteit Leiden

nl en

Aanmeld-, toelatings- en inschrijfsysteem nieuwe studenten vernieuwd en verbeterd

Het proces van aanmelding, toelating en inschrijving (ATI) voor studenten die aan de Universiteit Leiden willen studeren, is flink verbeterd. Het oude toelatingssysteem is vervangen door een nieuw online systeem, dat het ATI-proces voor zowel studenten als medewerkers veel gebruiksvriendelijker en efficiënter maakt.

Het aanmelden voor een studie is een proces dat kan bestaan uit drie stappen: de aanmelding, de toelating, en het voltooien van de inschrijving. Tot voor kort verliep dit proces via meerdere systemen. Er waren verschillende routes, afhankelijk van de situatie van de student en de gekozen opleiding. Het toelatingssysteem OIEM dat daarbij werd gebruikt, was verouderd, kwetsbaar en niet gebruiksvriendelijk. Daarom is een nieuw portaal gecreëerd, dat het hele proces voor zowel student als medewerker verbetert.

Overzichtelijk stappenplan op maat

Sinds 1 oktober 2017 komen alle potentiële studenten die zich via Studielink aanmelden terecht in het nieuwe systeem. Het is een portaal in uSis dat voor hen op maat wordt samengesteld. In het portaal doorlopen ze stap voor stap het hele proces van aanmelding tot en met inschrijving. Uit deze eerste maanden van gebruik – waarin zich al veel meer studenten dan volgens de trendanalyses werden verwacht zich hebben aangemeld – blijkt dat het nieuwe systeem goed werkt. Ook zijn in deze periode nog diverse verbeteringen en uitbreidingen doorgevoerd, waaronder ondersteuning voor premasters, verblijfsvergunningen en financiële afhandeling.

Voordelen voor de student

Behalve de algemene verbetering in overzichtelijkheid en gebruiksvriendelijkheid, zijn er meer voordelen voor de (aanstaande) student:

  • De informatie uit Studielink wordt hergebruikt, de student hoeft veel gegevens dus nog maar één keer in te voeren;
  • Het portaal is tweetalig;
  • De student hoeft alleen die gegevens aan te leveren, die noodzakelijk zijn voor zijn aanmelding;
  • Het uploaden van gegevens en documenten is eenvoudiger;
  • Eventuele kosten zijn snel en veilig online te betalen;
  • De status van een aanmelding is gemakkelijk te volgen.

Efficiënter werken

De administratieve afhandeling is opnieuw ingericht in het nieuwe systeem, zodat medewerkers alle informatie per aanmelding gebundeld in één digitaal dossier kunnen vinden. Iedereen die een rol speelt in de keten werkt en communiceert vanuit ditzelfde dossier. Andere belangrijke verbeteringen voor betrokken medewerkers zijn:

  • Het verwerken van dossiers blijft overzichtelijk door statussen en werklijsten;
  • De overdracht tussen de afdelingen verloopt automatisch;
  • Het is niet meer nodig om gegevens handmatig in te voeren;
  • Voor verblijfsvergunningen kunnen studenten de benodigde documenten uploaden. Vanaf oktober 2018 wordt deze informatie via een geautomatiseerde koppeling vanuit uSis naar de IND verstuurd.

Meer inzicht in workflow

Omdat alle informatie nu in één systeem is opgeslagen, ontstaat meer inzicht in het ATI-proces. Rondom deadlines worden er wel 2000 verzoeken tot toelating binnen in één weekend ingediend. Dankzij het nieuwe systeem is goed te zien waar tijdens een piekperiode de knelpunten zitten en waar dus verdere aanpassingen of extra inzet van medewerkers nodig is.

Studenten betrokken bij ontwikkeling

Ook studenten hebben meegewerkt aan de ontwikkeling van het nieuwe portaal. Studenten van de master Applied Cognitive Psychology hebben de gebruiksvriendelijkheid van het systeem geanalyseerd. Hun aanbevelingen zijn overgenomen in de ontwikkeling van het systeem. Ook hebben zij meegedacht over de schermteksten en geautomatiseerde berichten die aanmelders te zien krijgen.

Deze website maakt gebruik van cookies. Meer informatie