Universiteit Leiden

nl en

Ombudsfunctionaris voor studenten: ‘Beïnvloeding van binnenuit is mijn kracht’

Eugène van der Heijden, de ombudsfunctionaris voor studenten, zoekt naar oplossingen waar alle partijen mee kunnen leven. Hij behandelt klachten van studenten die menen onbehoorlijk te zijn behandeld door een medewerker of een bestuursorgaan van de universiteit.

Je mag niet aan je scriptie beginnen omdat je een onderdeeltje van een vak nog niet hebt afgerond, je kunt je scriptiebegeleider niet bereiken, je krijgt ‘nee’ op het rekest terwijl een medestudent wel iets kon regelen of een docent is bot tijdens colleges.

Onafhankelijk en objectief

Als je er niet uitkomt met de medewerkers van de universiteit, kun je je wenden tot de ombudsfunctionaris voor studenten, Eugène van der Heijden. Hij beoordeelt of een klacht van een student ‘redelijk’ is en bij hem thuishoort en als dat het geval is, gaat er dan mee aan de slag. Dat houdt in dat hij, alléén na jouw toestemming, op zoek gaat naar wederhoor. Want net als in het dagelijkse leven heeft een verhaal altijd twee kanten, en die wil hij allebei horen. Anders dan de vertrouwenspersonen van de universiteit staat de ombudsfunctionaris dus niet automatisch aan jouw kant.

In totaal vonden in 2017 139 studenten de weg naar de ombudsfunctionaris.: Eén op de zes klachten in 2017 gingen echter over zaken die niet onder zijn bevoegdheid bleken te vallen. Die zaken heeft Van der Heijden doorverwezen.

Eugène van der Heijden: Mijn stijl van werken is 'bemiddelend'.

Pendelen

Van der Heijden beschrijft zijn stijl van werken vooral als bemiddelend. In het kader van de klachtbehandeling ‘pendelt’ hij vaak tussen de partijen heen en weer om te bezien of er een uitkomst mogelijk is waar alle betrokkenen het mee eens kunnen zijn. Tegelijkertijd streeft hij ernaar dat de verhoudingen goed blijven of weer worden. De meeste kwesties komen op deze manier tot een goed eind: ‘Beïnvloeding van binnenuit zie ik als mijn kracht.’

Onderzoek

Als het niet lukt om snel tot een oplossing te komen, nodigt de ombudsfunctionaris de partijen soms samen uit aan tafel en probeert hij in een vertrouwelijke setting uit te zoeken waar de balans ligt: wat is het punt waarop de partijen bij elkaar kunnen worden gebracht? Het kan gebeuren dat de medewerker of de vertegenwoordiger van een bestuursorgaan onwillig is om mee te werken, of ontkent dat er een probleem is. Dan is er de mogelijkheid voor de ombudsfunctionaris om een formeel onderzoek te starten. Dat moet hij officieel meedelen aan de partijen en aan het college van bestuur. Maar zover laat een partij het meestal niet komen.

Samenloop met andere procedures

De klachtbehandeling door de ombudsfunctionaris heeft veelal een informeel karakter en er gelden geen strenge termijnen of vereisten. Wel is het zo dat de ombudsfunctionaris een student regelmatig adviseert om óók een formeel bezwaar of beroep in te dienen om er zeker van te zijn dat deze weg zo nodig nog kan worden bewandeld. Van der Heijden: ‘Het indienen van een beroep bij het College van Beroep voor de Examens is vaak de snelste weg om een kwestie met de examencommissie te kunnen bespreken aangezien dan verplicht een schikkinggesprek geregeld moet worden.’

Het gelijk aan één kant

Er zijn gevallen waarin het gelijk meer aan de kant van de medewerker of het bestuursorgaan ligt of juist meer aan de kant van de student, vertelt Van der Heijden. Ook dan spreekt hij zich helder uit. Zo kreeg hij meerdere klachten over een faculteit waar de waardering van scripties door de eerste en de tweede lezer sterk uiteenliep. Toen Van der Heijden zich nader informeerde, bleek dat dit kwam omdat de faculteit zowel gamma-georiënteerde als bèta-georiënteerde scriptiebegeleiders in dienst had die met totaal verschillende ogen naar een scriptie keken. Van der Heijden: ‘Het is niet acceptabel dat studenten worden geconfronteerd met zulke grote verschillen in beoordelingen en ik gaf de studenten gelijk dat zij hierover hadden geklaagd.’ Nadat ook het college van bestuur zich op aangeven van Van der Heijden over de kwestie had gebogen, zijn er vanuit de faculteit diverse stappen gezet om de situatie te verbeteren.

De ombudsfunctionaris is nu ook te spreken in Beehive in Den Haag: elke tweede maandag van de maand. Maak van te voren een afspraak.

Onbehoorlijk gedrag student

Een klacht van een student dat er te veel Nederlands in een Engelstalige opleiding zou worden gesproken, werd afgewezen. Verder komt het voor dat een student zelf ook onbehoorlijk gedrag heeft vertoond in een situatie. Soms vertelt hij of zij dit niet meteen aan de ombudsfunctionaris maar die komt daar bij wederhoor alsnog achter. Het is dus aan te raden om de ombudsfunctionaris direct eerlijk en volledig te informeren.

Het vaakst klagen studenten over docenten of scriptiebegeleiders. Dat is logisch omdat ze met hen het intensiefst te maken hebben. Dan volgen de examen- en toelatingscommissies, en op drie staat de groep medewerkers die het onderwijs ondersteunen of bij de informatiebalie of de administratie werken.

Universiteit in transitie

Zou een ombudsfunctionaris zichzelf op den duur niet overbodig kunnen maken? ‘Ik vrees van niet’, zegt Van der Heijden. ‘Als er sinds 444 jaar geleden niks veranderd was, zou je kwesties misschien definitief op kunnen lossen, maar de universiteit is voortdurend in transitie. Er komen steeds meer opleidingstrajecten met bijdragen vanuit verschillende opleidingen. Je ziet dan vaak dat er onduidelijkheid ontstaat over wie wat hoort tedoen. Zo was er bij een pre-mastertraject een scriptie-vereiste gesteld zonder dat er scriptiebegeleiders beschikbaar waren. Toen een grote groep studenten hierover klaagde bij mij, ging ik vragen stellen. Aanvankelijk kwam er geen antwoord: men was het er bij de faculteit niet over eens was wie dit probleem moest oplossen…’

Afstand houden

Van der Heijden is streng voor zichzelf. Hij houdt scherp in de gaten of hij niet te ‘verkleefd’ raakt met de universiteit. ‘Je moet steeds enige afstand tot je collega’s blijven houden want je kunt ze altijd een keer beroepsmatig tegenkomen’, zegt hij. Tegelijkertijd hecht hij aan prettige werkrelaties met de collega’s waar hij veel mee te maken heeft, zoals die van de faculteiten en van Studenten- en Onderwijszaken (SOZ). Als hij zou merken dat hij de grens niet goed meer kan trekken, zit zijn Leidse  tijd erop, vindt hij. Althans als ombudsfunctionaris.

Wie is Eugène van der Heijden?
Van der Heijden studeerde Civiel recht in Leiden. ‘Maar wel lang genoeg geleden dat dit geen bezwaar is voor mijn werk’, zegt hij hierover. Daarna was hij dertig jaar werkzaam in allerlei juridische adviesfuncties en enige tijd hoofd Studentenzaken bij de TU Delft. De ontwikkeling naar zijn huidige werk voltrok zich organisch, stelt hij. ‘Ik ging steeds meer projectmatige klussen doen waarin ik vrij onafhankelijk opereerde en ook ben ik geruime tijd actief geweest als zelfstandig mediator.’ Naast de drie dagen dat hij voor de Leidse universiteit werkt – sinds kort ook elke tweede maandag van de maand in studentencentrum Beehive in Den Haag – is Van der Heijden bij twee ministeries voorzitter van een klachtenadviescommissie en bij de TU Delft lid van een bezwarencommissie. ‘Mijn huidige baan als ombudsfunctionaris spreekt mij zeer aan omdat ik veel op heb met de cruciale levensfase waarin studenten zich bevinden. Graag draag ik eraan bij dat er binnen de universiteit geen onredelijke obstakels worden opgeworpen voor studenten binnen hun studie.’

Ook voor studenten:

Vertrouwenspersoon 'Ongewenst gedrag'
Ongewenst gedrag ervaren of in je omgeving gesignaleerd? Lees het interview met de vertrouwenspersonen Piet de Boer en Marieke Bruning

Met de volgende vertrouwenspersonen lees je in de volgende nieuwsbrieven een interview. Je kunt ze  al wel benaderen.

Vertrouwenspersoon 'Wetenschappelijke integriteit'
Heb je het vermoeden dat een (voormalig) wetenschapper of een medestudent de wetenschappelijke integriteit heeft geschonden?

Vertrouwenspersoon 'Misstanden' (klokkenluiden)
Heb je een vermoeden van een misstand?

Tekst: Corine Hendriks
Mail de redactie

Deze website maakt gebruik van cookies. Meer informatie