Universiteit Leiden

nl en

UFB: Facilitair werk tijdens de coronacrisis

Hoewel de meerderheid van de universitaire medewerkers momenteel vanuit huis werkt, zijn in de universiteitsgebouwen toch nog tientallen medewerkers van het UFB aan het werk, onder meer om de recepties te bemensen. Maar wat gebeurt er nog meer?

Digitaal faciliteren van onderwijs en promoties

Docenten die vanuit thuis materiaal voor colleges en werkgroepen opnemen, kunnen onverminderd rekenen op ondersteuning van medewerkers van de audiovisuele (AV) dienst. Soms is maatwerk nodig, zoals bij het digitaliseren van lesmateriaal. Gelukkig biedt de universiteit verschillende applicaties en oplossingen om dit voor docenten zo prettig en makkelijk mogelijk te laten verlopen. AV-medewerkers helpen waar nodig.

Ook live-onderwijs wordt, in samenwerking met de afdeling videobeheer van de UBL, ingeregeld. Met het programma Kaltura Live Room creëren docenten een digitaal klaslokaal waarbij zowel docent als studenten zichtbaar zijn. Dit maakt doceren persoonlijker en verlaagt de drempel voor studenten om vragen te stellen. Ook kunnen docenten snel documenten met studenten delen via dit platform.

Het UFB biedt niet alleen support bij de verschillende vormen van digitaal onderwijs, zoals het begeleiden van docenten die liever onderwijsopnamen maken in een collegezaal, ook ondersteunt het digitale promoties. De technologie voor het live streamen van oraties, wat de universiteit nu al ruim een jaar faciliteert, was daarbij ontoereikend: oraties zijn éénrichtingsverkeer, terwijl voor digitale promoties interactie en laagdrempelige toegankelijkheid van essentieel belang zijn. De uiteindelijke oplossing is gevonden in Kaltura Live Room, dat ook voor het digitale onderwijs wordt gebruikt; betrokkenen kunnen deelnemen met slechts één druk op de knop. De prorector—de plaatsvervanger van de rector die natuurlijk niet bij alle, honderden, promoties kan zijn—logt in vanachter het katheder in het Academiegebouw, zodat de promovendus alsnog de charme van het Groot Auditorium te zien krijgt. Zo zijn inmiddels meer dan tien onderzoekers gepromoveerd, gemiddeld vier per week.

Bijspringen op andere afdelingen

Natuurlijk zijn er ook teamleden die niet hun reguliere werkzaamheden kunnen uitvoeren, zoals cateringmedewerkers. Omdat de universitaire cafés en restaurants dicht zijn, leveren zij elders in de organisatie waardevolle bijdragen aan de bedrijfsprocessen. Een deel van de cateringmedewerkers versterkt bijvoorbeeld het project Easy Access, een doorlopend proces om documenten te controleren op auteursrecht. Het doel van dit project is om inzicht te krijgen in de hoeveelheid documenten waarop in online leeromgevingen auteursrechten rusten.

Andere cateringmedewerkers helpen hun collega’s van de algemene dienst. Zo zijn multidisciplinaire teams bezig met het opnieuw schilderen van collegezalen, een taak die normaal gesproken uitbesteed wordt. Andere teams werken loshangende kabels in kantoren weg en rusten ze toiletten (opnieuw) uit met kledinghaken. Ze reinigen het dek voor het Pieter de la Court, de boekenplanken in de UBL en, nadat alle moeren opnieuw aangedraaid zijn, de fietsenstalling van het Wijnhaven. Tussen de keien van de binnentuin daar zijn zoveel peuken gevist, dat hiermee meerdere bakken konden worden gevuld. Terrasmeubilair wordt na reiniging opnieuw in de lak gezet. Ook controleren teams verbandkisten op volledigheid en vervangen ze stoeldoppen. Tijdens de dagelijkse ronde verwijderen ze bederfelijke producten uit koelkasten en bewateren ze kamerplanten. Op verzoek van de faculteit levert Post & Transport kantoormeubilair bij medewerkers thuis. Zo ontstaat in deze tijd van sociale afstand juist meer verbinding tussen de verschillende afdelingen.  

Diensten verlenen in het kader van crisis

De crisis vraagt natuurlijk ook om acties die buiten de reguliere dienstverlening vallen, en bedoeld zijn om de veiligheid van medewerkers en gebouwbezoekers te waarborgen. Universiteitsbreed verzorgt het UFB zogenoemde ‘kuchschermen’. Elk van de in totaal veertien schermen bevat een kleine opening, zodat spullen veilig uitgewisseld kunnen worden.

Om grip te krijgen op het aantal personen in de verschillende panden is een aanwezigheidsregistratietool ontwikkeld. Recepties houden bij wie de universitaire panden binnentreedt en weer verlaat, zoals bijvoorbeeld studenten die boeken komen ophalen. Het aantal aanwezigen op een locatie bepaalt tevens hoeveel bedrijfshulpverleners (bhv’ers) aanwezig zijn in een pand.

In voorbereiding op beperkte openstelling van gebouwen is het UFB begonnen met het aanbrengen van uitingen om veilig werken op de universiteit te faciliteren. Rollupbanners, posters en borden geven antwoord op de vraag hoe de logistiek binnen de universiteit inspeelt op de anderhalvemetersamenleving. Niet alleen herinneren deze eraan om te registeren bij binnenkomst en regelmatig de handen te wassen, ook informeren ze over de maximum capaciteit en gebruik van ruimtes, trappen, liften en andere voorzieningen.

Ten slotte is er nog klein, maar belangrijk onderhoud. Zo is het bijvoorbeeld belangrijk dat geheel volgens protocol kranen, handdouches en haspels minimaal één keer per week doorgespoeld worden om legionella te voorkomen. Daarvoor maken UFB-medewerkers nu regelmatig een rondje door de panden - zeker de gebouwen die gesloten zijn.

Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.