Column van het FB: Het faculteitsbureau in transitie
In onze column van 7 april jl. hebben we jullie geïnformeerd over de koers die wij als FB hebben ingezet om het hoofd te bieden aan de financiële uitdagingen die wij als faculteit op ons pad treffen, en de actielijnen waarop we nu inzetten. Een van die actielijnen is een pakket aan sturingsmaatregelen voor het faculteitsbureau. In deze column nemen we jullie mee in waar we nu staan.
Stand van zaken: het faculteitsbureau
De zes afdelingen van het faculteitsbureau (Financiën, HR, communicatie & marketing, beleidsmedewerkers voor onderwijs en onderzoek, onderwijs- en studentzaken, en ICT en facilitaire zaken) staan ten dienste van het onderwijs en onderzoek in onze faculteit. Zonder de inspanningen van medewerkers van OSZ zijn er geen roosters, is er geen studieadvies; zonder de collega's van IFZ en O&K geen ondersteuning bij ontwikkelingen op het terrein van AI en ChatGPT in het onderwijs of hulp bij werkplekken, enzovoorts. Alle afdelingen en alle medewerkers zijn er om onze mooie faculteit te versterken en in stand te houden.
Dat neemt niet weg dat ook het faculteitsbureau een bezuinigingsopgave heeft. En daar wordt al enige tijd aan gewerkt. Zoals we al eerder hebben gemeld, zijn er voor de begroting van 2025 al flinke besparingen gerealiseerd op het materiële budget van de afdelingen. Maar net als bij de instituten, zit het grootste deel van de kosten in personeel. Daarom hebben de afdelingshoofden gewerkt aan een voorstel voor verdere besparingen, in overleg met stakeholders binnen de faculteit. Daarbij is de dienstverlening van alle afdelingen nader onder de loep genomen. Kortgezegd: wat zijn de need-to-have's, en wat de nice-to-have's.
Een concrete besparing heeft zich voorgedaan binnen de afdeling Beleid, Advies en Strategie. Daar vertrok het hoofd van het team Onderzoek & Impact naar een baan buiten de universiteit. Er is besloten om geen vacature open te stellen voor zijn vertrek, maar taken te verdelen binnen het team Onderzoek & Impact, waarbij één van de medewerkers een coördinerende rol heeft gekregen. Een kleiner team betekent ook dat keuzes worden gemaakt in toekomstige dienstverlening. Dat gebeurt in overleg met het faculteitsbestuur, de MT’s van instituten en de Graduate School.
Bijsturen op dienstverlening
Voor de afdelingen geldt een aantal afhankelijkheden. Zo is de omvang van het onderwijsportfolio van invloed op de benodigde inzet van OSZ en C&M, heeft het aantal studenten een directe relatie met OSZ, is de omvang van FEZ onder andere gerelateerd aan het aantal onderzoeksprojecten, en is het aantal medewerkers van invloed op HR. Ook vormen wet- en regelgeving een belangrijk kader voor de werkzaamheden van afdelingen. Om de verplichte onderzoeks- en onderwijsvisitaties goed te kunnen uitvoeren, is de inzet van de afdeling Beleid, Advies en Strategie onontbeerlijk.
De sturingsmaatregelen van de afdelingen richten zich onder meer op natuurlijk verloop. Bij vertrekkende medewerkers (vanwege pensionering of het vinden van een andere baan) wordt zorgvuldig bekeken of en hoe de vacature wordt vervuld. Dat levert op sommige plekken nu al een besparing op - en tegelijk (vaak) ook een andere invulling en selectie van werkzaamheden en daarmee een vermindering in de dienstverlening. Een andere verkenning richt zich op het standaardiseren van de dienstverlening. Minder maatwerk en minder last-minute-wijzigingen (en daardoor ad-hoc werkzaamheden) moeten leiden tot efficiënter werken en daarmee op termijn tot een besparing - ook in personeel. Denk daarbij aan het stroomlijnen van de (administratieve) ondersteuning voor opleidingen, maar ook voor bijvoorbeeld het onderhoud en de actualisatie van de websites. De komende periode werken we verder aan de concretisering van de plannen, in samenspraak met de medewerkers van de afdelingen en met de verschillende stakeholders.
OSZ gaat sturen op een uniforme manier waarop onderwijs wordt verwerkt in de onderwijssystemen. Daarmee speelt de afdeling in op de toename van gedeeld onderwijs binnen onze faculteit. Ook werkt OSZ aan een gezamenlijk kader binnen de faculteit dat helpt om besluiten te nemen over wijzigingen in programma’s of cursusbeschrijvingen na de deadlines. Zo weten opleidingen beter wat er nog aangepast kan worden en wat niet meer mogelijk is. Minder (late) wijzigingen betekent minder extra werk voor OSZ, want wijzigingen raken bijna alle OSZ-teams.
Efficiëntie achter de schermen
Het werk van de medewerkers binnen het faculteitsbureau speelt zich grotendeels achter de schermen af – vaak op de achtergrond, maar onmisbaar voor het reilen en zeilen van de faculteit. Juist omdat de meeste zaken op rolletjes lopen, valt pas op hoe waardevol die ondersteuning is wanneer ze afgeschaald wordt. De sturingsmaatregelen bij het faculteitsbureau gaan we door de hele faculteit voelen; niet voor iedereen direct, of in even grote mate. Maar dat er (ook) in de ondersteuning dingen gaan veranderen, zoveel is duidelijk. En ook voor deze maatregelen geldt dat we ze als FB niet lichtvaardig nemen. De keuzes waar we voor komen te staan blijven moeilijk, maar onvermijdelijk. Alle maatregelen werken op termijn toe naar een faculteit die weer duurzaam financieel gezond is. We blijven daarbij in gesprek met alle betrokkenen en waarderen ieders input en betrokkenheid enorm.
Het faculteitsbestuur,
Henk te Velde
Jeroen Touwen
Jos Schaeken
Saskia Goedhard
Nova Verkerk