Universiteit Leiden

nl en

Vinden en regelen

Hoe vind je een stage of onderzoeksproject en wat moet je daarvoor verder regelen?

Op het tabblad van je faculteit of opleiding lees je wat je moet doen om een stage of onderzoeksproject te vinden en wat je daarvoor verder moet regelen. Er zijn ook regelmatig voorlichtingsbijeenkomsten, die vind je in de Agenda.

Heb je vragen? Neem dan contact op met je stage- of onderzoekscoördinator.

Op naar een Internship 1 en Internship 2 in vijf stappen

  • enroll jezelf in de BlackBoard module Internship (zoek op de internship module van het voor jou relevante academische jaar). Hier staan de aangeboden stages van derden in Nederland bij elkaar. Sta je 'enrolled' voor de module, dan ontvang je een e-mail wanneer er één bijgeplaatst wordt;
  • kijk naar de oproepen op het prikbord, via de studenten nieuwsbrief of de facultaire website;
  • mail/bel een bedrijf/gemeente/museum;
  • neem contact op met een stagecoördinator (zie bovenaan de pagina), hij/zij fungeert als loket en informatiepunt.

Je denkt iets gevonden te hebben, maar dan heb je nog toestemming nodig van de desbetreffende stagecoördinator.

Hoe?

Toestemming om stage te lopen buiten de faculteit moet je tijdig aanvragen (via e-mail) bij de desbetreffende stagecoördinator. Tijdig betekent voor een buitenlands project uiterlijk 8 weken voor aanvang van de stage. Voor een binnenlands project is de richtlijn: 4 weken voor aanvang van de stage.

Houd rekening met de toelatingseisen, genoemd onder de kop Wanneer mag ik op stage?
Voor buitenlandse stages dien je altijd van tevoren toestemming te vragen aan de desbetreffende stagecoördinator, ook al wordt de stage intern aangeboden. Dit in verband met onder meer de propedeuse-eis (zie boven).

Hoe bij veldwerkstages?

Vraag toestemming via e-mail of loop even langs bij de desbetreffende stagecoördinator. Wanneer je een stageadres gevonden hebt, vermeld dan niet alleen dat je ‘een keer’ op stage gaat ‘ergens in Engeland/Nederland/Italië’, maar ook waar, wanneer, hoe lang, wie de stageaanbieder zal zijn en wat je op je stage gaat doen.

Bij niet-veldwerk stages, museum- en erfgoedstages of een materiaalstage dien je vooraf de inhoudelijke doelstelling van de stage schriftelijk toe te lichten: wat ga je precies doen, wat is de archeologische vraagstelling, dragen je werkzaamheden bij aan een grote project? Verwacht de stageaanbieder iets speciaals van je, bijvoorbeeld het meeschrijven aan een rapport?
Je schrijft in samenspraak met je stageaanbieder een stageplan. Indicatie lengte: 1 A4. Dit stageplan voeg je als bijlage in je stageverslag.

De gedachte achter het stageplan is om voor beide partijen helder te hebben wat de verwachting is. Bovendien biedt het de stagecoördinator in een vroeg stadium de gelegenheid op de achtergrond mee te denken over de invulling van de stage.

Hoe?

Print de stageovereenkomst in drievoud uit en vul deze zo volledig mogelijk in. Je deponeert de drie exemplaren in het postvakje van de desbetreffende stagecoördinator of je loopt er even mee langs.
Eén exemplaar is voor jezelf, één voor de stagecoördinator en één voor de stagegever. Je eigen exemplaar gebruik je om bij het stageverslag te voegen. Hierna kun je twee exemplaren van de stageovereenkomst ophalen.

Waarom?

Een stage is een bijzonder soort dienstverband en hoort formeel geregeld te zijn. Dit is ook in verband met de verzekering van belang. In sommige gevallen heeft ook het stagebedrijf een stageovereenkomst. Ook in dat geval moet de stageovereenkomst van de faculteit worden ingevuld.
Daarnaast wil het onderwijsbureau van de faculteit weten wie waar op stage is. De stageovereenkomst geeft bovendien een zekere inschatting van te verwachten aantal en soort stageverslagen.

Stuur één week voor aanvang van de stage een e-mail aan de stagecoördinator met hierin de contactgegevens van de stagebegeleider (naam en e-mail). Geef de e-mail als onderwerp "start stage".

Waarom?
De stagecoördinator stuurt jou en de stagebegeleider daarop een toelichting op het stagebeoordelingsformulier.
Je geeft zelf een geprinte versie van het stagebeoordelingsformulier (zie Formulieren) aan de stagebegeleider. De beoordeling van je stagebegeleider bepaalt naast de kwaliteit van het stageverslag het cijfer voor de stage.

De faculteit en universiteit als geheel worden geacht een overzicht te hebben van alle veldwerk- en stageplekken, zowel in binnen-als buitenland, en de reisgegevens van alle studenten die op stage of veldwerk gaan.
Indien studenten als groep op reis gaan dient de (veldwerk-)leider de gegevens door te geven aan Yvonne Haring. Hiervoor dient het formulier ‘Gegevens veldwerk’ (zie ‘Formulieren’ onderaan deze pagina) ingevuld te worden en opgestuurd te worden naar Yvonne Haring.

Alle studenten die individueel op reis gaan (in het kader van studiereis, veldwerk, stage) dienen het formulier Gegevens veldwerk zelf in te vullen.

Dit geldt ook voor studieverenigingen die op studiereis gaan!

Medewerkers van het NEXUS-project: graag melding doen bij Maribel Adame met het formulier onderaan de pagina. 

  • Persoonsgegevens deelnemers: Voor- en achternamen, paspoortnummers, geboortedata en contactgegevens van ouders of andere personen die in noodgevallen geïnformeerd dienen te worden.
  • Reisschema: welke reis wordt afgelegd naar de plaats van bestemming, wanneer wordt er tijdens de reis gereisd naar andere bestemmingen, wanneer is de terugreis.
  • Verblijfplaatsen: in welke hostels / hotels / opgravingshuizen verblijven de deelnemers, wat is het adres en het telefoonnummer van deze verblijfplaatsen.
  • Postadres en bezoekadres, telefoon en e-mailadres opgraving (is er bv. een opgravingshuis?)
  • Alle gegevens opgravingsleiders, projectleider, contactpersoon m.n. de mobiele telefoonnummers
  • Periode en duur opgraving/veldwerk/ stage / reis
  • Soort (veldwerk/survey)
  • Korte omschrijving van het project
  • Aantal (stage)plaatsen

Opgravingsleiders worden geacht gecontroleerd te hebben of de studenten een goede reiskosten- en ziektekostenverzekering hebben (afgesloten).

Dagrapporten

Je dient elke dag een dagrapport te schrijven, ook bij niet-veldwerkstages. Stagedagen waarvoor geen dagrapport is, tellen niet mee als stagedagen.

Idealiter is de stagebegeleider in de gelegenheid een keer een dagrapport met je te bespreken. De basis voor een goed stageverslag zijn immers goede inhoudelijke dagrapporten.

In de syllabus Digging Deeper die beschikbaar is in de Blackboard module Internship tref je in de lopende tekst en in bijlage III meer instructie over het schrijven van een dagrapport.

Stageverslag

Het stageverslag bestaat uit 3 onderdelen:

  1.  Informatie over de stage. bestaat uit:
    1. Factsheet
    2. De volledig ondertekende stageovereenkomst (= toestemming van de stagecoördinator)
    3. Het stagebeoordelingsformulier (ingevuld en ondertekend door de stageaanbieder).
      Alle benodigde formats vind je onder de kop Formulieren.
  2.  Verslag:Het stageverslag moet beschouwd worden als een werkstuk en volgt dezelfde richtlijnen. Dat wil zeggen dat het verslag een heldere hoofdstukindeling bevat, een goed lopende tekst én literatuurverwijzingen.
    Hoe je het verslag moet opstellen, staat uitgebreid beschreven in het format voor het verslag gedeelte. Het geheel moet voldoen aan de facultaire norm, zie het document Richtlijnen werkstukken Faculteit der Archeologie.
  3.  Bijlagen: Ook de bijlagen bevatten een aantal onderdelen, zie het format voor het bijlagen gedeelte.

Let op: voor Museum en Erfgoed stages gelden iets andere normen voor het verslag en de bijlagen:
Museum verslag + bijlagen, Erfgoed verslag + bijlagen.

De uiterste inleverdatum van het stageverslag is 6 weken na de laatste stagedag. Na deze 6 weken wordt het verslag niet meer nagekeken en dient een nieuwe stage te worden gelopen, tenzij de Examencommissie toestemming heeft gegeven om het stageverslag later in te leveren. De weken waarin het Onderwijssecretariaat dicht is, worden niet meegerekend (zomervakantie en kerstvakantie).
In het geval dat een stage direct vóór het afstuderen wordt gevolgd dienen de cijfers uiterlijk op vrijdag 11 augusts 2017 of op vrijdag 12 januari 2018 ingeleverd te zijn.

Een geprinte versie van het volledige stageverslag moet ingeleverd worden in het postvakje Stageverslagen. Het ingeleverde exemplaar krijg je niet retour. Gedurende de openingstijden van het Onderwijssecretariaat kun je het inzien. Het wordt 5 jaar lang in het archief bewaard.

Je levert het stageverslag ook digitaal in via de BlackBoard module Internship (+ academisch jaar). Zowel het stageverslag (onderdeel B) als de dagrapporten (onderdeel C) worden digitaal ingeleverd. Het advies is om afbeeldingen eruit te laten, want het risico bestaat dat het bestand te groot is. Gelieve het in te leveren als een Word-document. Voor Nederlandse stages met een Programma van Eisen (PvE) is het van belang dat je eerst het PvE inlevert en vervolgens het eigen werk.

Indien de twee SafeAssign-links (eerst PvE, dan stageverslag), het factsheet (A1, zie boven), de volledige ondertekende stageovereenkomst (A2, zie boven) of het beoordelingsformulier ontbreken (A3, zie boven), dan is het stageverslag niet ontvankelijk en dan wordt het niet nagekeken. Is dit het geval, dan ontvang je hierover binnen 2 weken een e-mail.

De stagecoördinator die toestemming heeft gegeven voor de stage beoordeelt in principe ook het verslag. Het stageverslag behoort uiterlijk 6 weken na de inleverdatum nagekeken te zijn. Dit betekent dat het nagekeken exemplaar na 6 weken op het Onderwijssecretariaat aanwezig moet zijn. De invoering van het resultaat in uSis kan enkele werkdagen later plaatshebben. De weken waarin het onderwijssecretariaat dicht is (zomervakantie/kerstvakantie) worden niet meegerekend in deze termijn.

Stageverslagen worden bewaard op het Onderwijssecretariaat en kunnen daar ingezien worden. Het Stageboordelingsformulier wordt door de stagecoördinator bijgevoegd. Het cijfer wordt via uSis bekend gemaakt.

Als de stagecoördinator niet in staat is om het stageverslag binnen deze termijn na te kijken, dan word je daarvan tijdig op de hoogte gebracht.

Wanneer het stageverslag als onvoldoende beoordeeld wordt, dan word je binnen 6 weken door de stagecoördinator per e-mail op de hoogte gesteld. Een verbeterde tweede versie dient dan binnen 2 weken ingeleverd te zijn.
Indien het verslag de tweede maal ook onvoldoende is of wanneer het de tweede maal niet op tijd wordt ingeleverd, dan wordt de stage afgekeurd.

Op stageverslagen is uiteraard het fraudeprotocol van kracht. De uitkomst van het SafeAssign-rapport speelt hierbij een rol.
Indien de stagecoördinator constateert dat het verslag in strijd is met het fraudeprotocol wordt dit voorgelegd aan de Examencommissie.

Veiligheid: verzekering, ARBO en milieuregels

Neem voor je eigen veiligheid kennis van de informatie over het universitair crisis team.

N.B. opgravingsleiders worden geacht de persoonsgegevens van de deelnemers en andere gegeven met betrekking tot de stage door te geven aan Yvonne Haring. Als je individueel op veldwerk gaat, moet je dit zelf aan haar doorgeven, door middel van het formulier gegevens veldwerk.

Zorg ervoor dat je voor het begin van de opgraving bent ingeënt tegen tetanus.

De ARBO- & Milieuwetgeving vereist dat bij een opgraving iedereen:

  • een felgekleurd hesje draagt;
  • schoenen met stalen neuzen aan heeft.

Het dragen van een helm is verplicht wanneer je in de draaicirkel van de kraanmachine komt.

In de keet moet hangen:

  • het telefoonnummer van een huisarts;
  • het telefoonnummer van de ambulance dienst (in Nederland 112);
  • de routebeschrijving naar een ziekenhuis.

Tenminste één aanwezige persoon behoort een EHBO-diploma te hebben.

Alle incidenten dienen direct gemeld te worden aan de Arbodienst!
De centrale arbocoördinator voor Archeologie is mw. Petra Slabber, 071 527 2275.

De Universiteit heeft een WA-verzekering voor alle studenten en medewerkers. Wanneer er een ongeluk gebeurt tijdens werktijd of in situaties die te maken hebben met werk en studie, dan is de universiteit hier goed tegen verzekerd. Dit is onafhankelijk van de locatie waarop het ongeval plaatsvindt.
In situaties die daar buiten vallen, bijvoorbeeld een ongeval dat 's avonds plaatsvindt tijdens een dineetje, is de universiteit niet aansprakelijk. Voor een dergelijke situatie is het van belang om als privé-persoon goed verzekerd te zijn.

Wanneer een student of medewerker de eigen auto of een gehuurd busje bestuurt, dan is het aan te raden dat de bestuurder van tevoren een goede WA-verzekering afsluit. Meestal wordt de schade die toegebracht wordt aan het gehuurde busje, of aan een andere auto, direct bij de huur afgekocht. Het letsel aan de medepassagier staat hier los van.
Bij een privé-auto gelden de regels zoals die ook gelden wanneer je een vriend of bekende meeneemt in je eigen auto.

Voor meer informatie over een WA-verzekering kun je contact opnemen met Frans van der Laan, Bestuursbureau Universiteit Leiden.

Er is ook een internationaal noodnummer dat dag en nacht bereikbaar is voor het inroepen van hulp:
+31 (0)71 527 6666.
Iedereen (studenten, studievereningen en opgravingsleiders) wordt streng geadviseerd de reisadviezen op de website van het Ministerie van Buitenlandse zaken goed bij te houden.

Ga je binnenkort naar het buitenland, dan word je nadrukkelijk gevraagd regelmatig kennis te nemen van de inhoud van de universitaire brochure Risico's van het werken in het buitenland en van het facultaire veiligheids- en gezondheidsplan.

Stageformulieren

A1 Factsheet (internship 1 and internship 2) 

A2 Internship agreement (Dutch) 
Internship agreement (English) 
Internship agreement (French) 

A3 Internship assessment form (Internship assessment form) 
Internship assessment form (English) 
(to be completed by internship provider) 

Daily report

Travel scholarship (for RMA students)

Fieldwork details