Universiteit Leiden

nl en

Vrijstellingen en verzoekschriften

Wil je iets wijzigen in de door jouw opleiding vastgestelde studievereisten? Misschien wil je vrijstelling van een bepaald studieonderdeel omdat je de kennis al elders hebt opgedaan. Of je wilt de studiepunten die je aan een andere onderwijsinstelling hebt gehaald in Leiden laten meetellen. In die gevallen kun je een verzoekschrift indienen.

Hieronder lees je waarvoor je een verzoekschrift kunt indienen, en hoe je dat aanpakt. Als er voor jouw opleiding specifieke informatie beschikbaar is, vind je die op het tabblad van je opleiding of faculteit.

Het besluit over je verzoekschrift wordt genomen door de examencommissie van je opleiding.

Verzoekschriften in uSis

Wil je iets wijzigen in je studievereisten? Maak dan gebruik van verzoekschriften in uSis. Denk bijvoorbeeld aan het aanvragen van vrijstelling, het laten erkennen van vakken die je in het buitenland volgt, of het aanvragen van een afwijkend aantal studiepunten voor een onderdeel uit het curriculum.

Je kunt een verzoekschrift indienen voor:

  • Vrijstelling
    Je gebruikt dit verzoekschrift als je vrijstelling wilt aanvragen voor een studieonderdeel. Hiervoor moet je voldoende bewijsmateriaal aanleveren. 
  • Afwijkend aantal studiepunten
    Je gebruikt dit verzoekschrift als je voor het betreffende studieonderdeel een aantal studiepunten wilt krijgen dat afwijkt van het aantal studiepunten dat in de studiegids vermeld staat. Voor je verzoek moet je voldoende bewijsmateriaal aanleveren. Heeft het betreffende studieonderdeel geen van tevoren vastgesteld aantal studiepunten?  Dien dan geen verzoekschrift in, maar neem rechtstreeks contact op met je opleiding. 
  • Extracurriculair vak
    Je gebruikt dit verzoekschrift als je een studieonderdeel uit de studiegids van de Universiteit Leiden wilt laten opnemen in je extracurriculaire ruimte. 
  • Vervanging
    Je gebruikt dit verzoekschrift wanneer je het betreffende studieonderdeel wilt vervangen door een ander studieonderdeel uit de studiegids van de Universiteit Leiden. Gebruik dit verzoekschrift bijvoorbeeld voor vrij in te vullen keuzevakken. 
  • Extern onderwijs
    Je gebruikt dit verzoekschrift altijd wanneer je een studieonderdeel bij een andere onderwijsinstelling dan de Universiteit Leiden volgt en je het wilt laten meetellen voor je studie in Leiden. Dit verzoekschrift kun je bijvoorbeeld gebruiken voor de invulling van je keuze- of extracurriculaire vakken die je niet in Leiden volgt. Doorgaans wordt dit verzoekschrift eerst voorlopig goedgekeurd en na het aanleveren van bewijsmateriaal definitief beoordeeld.  

Een verzoekschrift dien je in zodra je weet dat je één van deze wijzigingen wilt doorvoeren. Dat betekent: zo snel mogelijk en voordat het te volgen onderwijs van start gaat. Om na te gaan wat je in jouw geval precies moet doen, neem je contact op met de onderwijsadministratie van je opleiding.

Geen verzoekschrift op verzoekschrift

Heb je  een verzoekschrift  ingediend? Dan kun je voor datzelfde studieonderdeel  niet nog een verzoekschrift indienen, ongeacht de status van je aanvraag. Ben je ondertussen veranderd van mening of kom je erachter dat je een verkeerde aanvraag gedaan hebt? Dan moet je het verzoekschrift eerst intrekken voordat je op datzelfde studieonderdeel een nieuw verzoekschrift kunt indienen.

Verzoekschrift intrekken

Wil je je ingediende verzoekschrift intrekken? Stuur dan een e-mail aan de onderwijsadministratie van je opleiding, onder vermelding van  'intrekken verzoekschrift nummer xxxx' (zie de bevestigingsmail). In de e-mail vermeld je je studentnummer en de reden voor het intrekken van je verzoekschrift. Wacht, voordat je verder handelt, eerst op de bevestiging van je opleiding.

Bewijsmateriaal

Ieder verzoekschrift moet kort en helder onderbouwd worden. Maak je gebruik van een verzoekschrift voor vrijstelling, afwijkend aantal studiepunten, of extern onderwijs? Dan moet je daarnaast ook bewijsmateriaal indienen. In het geval van vrijstelling doe je dat tegelijk met het indienen van je verzoekschrift. Bij de andere twee doe je dat na afronden van het betreffende onderwijs. Het gaat dan veelal om getuigschriften van behaalde studieresultaten.

Lever bewijsmateriaal altijd zo snel mogelijk na het behalen van je resultaten in. Als je te lang wacht, loop je het risico dat de resultaten niet meer kunnen worden opgenomen in je studievereisten.

Wat je precies moet inleveren, waar je dat doet en in welke vorm (digitaal of papier) verschilt per opleiding. Neem daarvoor contact op met je onderwijsadministratie

Bezwaar aantekenen

Als je het oneens bent met de uitkomst van je verzoekschrift, kun je bezwaar aantekenen. Je stuurt binnen zes weken na ontvangst van het besluit een brief (beroepschrift) naar het College van Beroep voor de Examens met daarbij een kopie van het besluit. In de brief leg je uit waarom je het niet eens bent met het besluit en onderbouw je je bezwaar met voorbeelden en bewijsmateriaal.

Individuele verzoeken aan de examencommissie

De examencommissie verwerkt in haar hoedanigheid ook individuele vragen van studenten aangaande hun studie. Studenten wenden zich hiervoor schriftelijk tot de examencommissie.   

We onderscheiden twee typen verzoeken aan de examencommissie:

  1. Individuele vragen van studenten aan de examencommissie aangaande hun studie, over zaken gerelateerd aan OER en/of de Regels & Richtlijnen: studenten wenden zich via het verzoekformulier tot de examencommissie.
     
  2. Verzoeken van studenten waar de examencommissie een uitspraak over moet doen die bij de examencommissie binnenkomen via verzoekschriften in het programma uSis: studenten dienen in uSis verzoekschriften in.

Voor beide typen verzoeken geldt een aparte procedure. Deze procedures worden hieronder beschreven.

- Correspondentie naar aanleiding van ingediende vragen en verzoeken dienen uitsluitend door middel van een mail te geschieden.

- De termijnen waarbinnen de examencommissie uitspraak doet zijn per situatie omschreven in de Regels en Richtlijnen. In bepaalde periodes behoud de examencommissie het recht deze termijn te overschrijden. Studenten ontvangen hier in dat geval waar mogelijk bericht van.
- De termijn begint zodra álle benodigde stukken bij de examencommissie binnen zijn. 

1. Individuele vragen van studenten aan de examencommissie

Alle vragen aan de examencommissie en eventuele bijgevoegde bewijsstukken worden alleen in behandeling genomen als deze worden ingediend via het onderstaande formulier:

2. Verzoekschriften indienen via uSis

Er zijn ook zaken waar de examencommissie een uitspraak over moet doen die bij de examencommissie binnenkomen via verzoekschriften die studenten in het programma uSis in moeten dienen (zie uSis FAQ). Het gaat dan bijvoorbeeld om vrijstelling- en vervangingsverzoeken. De Universiteit Leiden kent vijf typen verzoekschriften. Elk type verzoekschrift gebruik je in een specifieke situatie:

...gebruik je wanneer je vrijstelling wilt aanvragen voor het betreffende studiedeel. Je doet dit als je een vak uit het curriculum van Bestuurskunde wilt laten vervangen door een gelijkwaardig vak dat je aan een andere universiteit of opleiding hebt gevolgd. Je zult hiervoor bewijslast moeten aanleveren. Zodra je in uSis dit verzoekschrift hebt ingediend ontvang je een automatisch gegenereerde e-mail naar je u-mail adres (zorg dus dat dit adres werkt!) waarin je wordt gevraagd bewijslast aan te leveren. Bewijsstukken kunnen niet worden meegestuurd met het verzoekschrift in uSis en dienen dus separaat verstuurd te worden – schriftelijk en hard-copy (dus niet per e-mail) naar de ambtelijk secretaris van de examencommissie (zie boven).

Aan te leveren bewijslast bij verzoek type Vrijstelling:

  • Een gewaarmerkte cijferlijst. Dit moet een origineel zijn en geen kopie. Als je maar één exemplaar hebt dan kun je het origineel ook persoonlijk langsbrengen bij de onderwijsbalie van Bestuurskunde. Daar wordt dan een kopie gemaakt en van een stempel voorzien zodat je zelf het origineel kunt behouden.

Let op: eenmaal per post opgestuurde originelen blijven in het bezit van de examencommissie. Deze worden niet uit het archief gehaald.

  • Een vakbeschrijving van de betreffende vakken uit de studiegids van de opleiding waar deze gevolgd zijn.

Let op: de examencommissie bekijkt alleen uitdraaien van de volledige originele studiegidsbeschrijvingen en geen gekopieerde tekst in Word-format. Vakbeschrijvingen moeten zo gedetailleerd mogelijk zijn. Het moet in ieder geval duidelijk zijn: wat het aantal ECTS is, welke literatuur gebruikt is, wat de inhoud van het vak was en wanneer de cursus gevolgd is. In het algemeen geldt: hoe specifieker de informatie wordt aangeleverd hoe beter en sneller de examencommissie een oordeel kan vormen.

Let op: vakbeschrijvingen voor vrijstellingsverzoeken moeten uit het jaar zijn dat het vervangende vak gevolgd is.

Let op: bewijsmateriaal dat naar aanleiding van dit type verzoekschrift naar de examencommissie wordt gestuurd moet voorzien zijn van het nummer van het reeds in uSis ingediende verzoekschrift.

...gebruik je om je vrije keuzeruimte te vullen met andere studiedelen of een minor gevolgd binnen de Universiteit Leiden. 
Let op : als je een studiedeel wilt vervangen door onderwijs van buiten de Universiteit Leiden, dien dan een verzoekschrift type Extern Onderwijs in (zie boven).

...gebruik je wanneer je het betreffende studiedeel wilt laten vervangen door onderwijs van een andere onderwijsinstelling dan de Universiteit Leiden. Dit kun je bijvoorbeeld gebruiken voor de invulling van je keuzevakken of voor extracurriculaire vakken die je niet aan de Universiteit Leiden volgt / hebt gevolgd. Je zult hiervoor bewijsmateriaal moeten aanleveren. Zodra je in uSis dit verzoekschrift hebt ingediend ontvang je een automatisch gegenereerde e-mail (zorg dus dat dit adres werkt!) waarin je wordt gevraagd bewijslast aan te leveren. Bewijsstukken kunnen niet worden meegestuurd met het verzoekschrift in uSis en dienen dus separaat verstuurd te worden- schriftelijk en hard-copy (dus niet per e-mail) naar de ambtelijk secretaris van de examencommissie (adres zie boven).

  Aan te leveren bewijslast bij verzoek type extern onderwijs:

  • Een vakbeschrijving van de betreffende vakken uit de studiegids van de opleiding waar deze gevolgd zijn.

Let op: de examencommissie bekijkt alleen uitdraaien van de originelestudiegidsbeschrijvingen en geen kopieën daarvan in Word-format. Vakbeschrijvingen moeten zo gedetailleerd mogelijk zijn. Het moet in ieder geval duidelijk zijn: wat het aantal ECTS is, welke literatuur gebruikt is, wat de inhoud van het vak was en wanneer de cursus gevolgd is.

Let op: een verzoekschrift type Extern Onderwijs wordt doorgaans eerst voorlopig goedgekeurd op basis van aangeleverde stukken. Pas na het aanleveren van bewijsmateriaal van de daadwerkelijk gevolgde vakken wordt de aanvraag definitief beoordeeld. Dit speelt bijvoorbeeld op het moment dat studenten vooraf aangeven bepaalde vakken te willen volgen maar uiteindelijk toch besluiten iets anders te gaan doen.

Let op: bewijsmateriaal dat naar aanleiding van dit type verzoekschrift naar de examencommissie wordt gestuurd moet voorzien zijn van het nummer van het reeds in uSis ingediende verzoekschrift

Communicatie rondom verzoekschriften 
Zodra je in uSis verzoekschriften hebt ingediend ontvang je automatisch gegenereerde e-mail berichten (zorg dus dat dit adres werkt!). Je krijgt berichten in de volgende situaties:

  • Wanneer je een verzoekschrift hebt ingediend ('bevestigingsmail'). Je verzoekschrift heeft dan een referentienummer gekregen ('verzoekschriftnummer') en je krijgt te horen of je al dan niet bewijsmateriaal moet aanleveren.
  • Wanneer je opleiding nog niet het nodige bewijsmateriaal heeft ontvangen.
  • Wanneer je opleiding je verzoekschrift heeft goedgekeurd.
  • Wanneer je opleiding je verzoekschrift heeft afgewezen.
  • Wanneer de onderwijsadministratie van je opleiding je verzoekschrift heeft ingetrokken. (Het intrekken van een verzoekschrift doet een onderwijsadministratie alleen op verzoek van de student zelf, dus dit bericht zal nooit onverwachts komen.)
  • Eventueel, bij het verzoekschrift type Extern Onderwijs: Wanneer je externe onderwijs voorlopig akkoord bevonden is.

De status van je verzoekschrift kun je bekijken in uSis.

Belangrijke herhaling: Automatisch gegenereerde e-mails naar aanleiding van verzoekschriften zijn gekoppeld aan het u-mail adres van studenten. Zorg er dus voor dat dit u-mail adres werkt en/of dat e-mail wordt doorgestuurd naar een ander e-mail adres.

...gebruik je wanneer je een tijdens de duur van jouw huidige opleiding gevolgd studiedeel uit de studiegids van de Universiteit Leiden wilt laten opnemen in je extracurriculaire ruimte. Dit betekent dat je vakken en dus studiepunten wilt toevoegen bovenop het minimaal vereiste aantal studiepunten voor het diploma. Je dient dan het verzoekschrift in op het 'nep studiedeel' dat in je studievereisten onder het kopje ‘Extracurriculair’ staat. Extracurriculaire vakken worden alleen getoond op het diploma supplement, niet op de lijst van vakken die op het diploma wordt gepubliceerd. 

Let op: Als je onderwijs van buiten de Universiteit Leiden wilt laten opnemen in je extracurriculaire ruimte, dien dan een verzoekschrift type Extern Onderwijs in (zie onder).

Let op: Het is niet toegestaan een vak van Bachelor niveau op je Master diplomasupplement te laten vermelden.

...gebruik je wanneer je voor het betreffende studiedeel een ander aantal studiepunten wilt krijgen dan het aantal studiepunten dat vermeld staat in de studiegids. Je zult hiervoor bewijsmateriaal moeten aanleveren.

Deze website maakt gebruik van cookies. Meer informatie