Frontoffice Studentenzaken
Veel gestelde vragen
Hoe vraag ik een Verklaring/Bewijs van inschrijving aan?
Je ontvangt een bevestiging per e-mail zodra je inschrijving volledig voltooid is. Je kunt zelf een Verklaring/Bewijs van inschrijving via uSis downloaden. Volg de onderstaande stappen om het document te openen en te downloaden:
- Log in op uSis met je studentennummer
- Klik op de tegel 'Communicatie'
- Wanneer je op het volgende scherm je ‘Verklaring van inschrijving’ niet ziet, klik dan op het kruisje rechtsboven op het scherm. Daarna verschijnen al je berichten onder elkaar.
- Klik vervolgens op het bericht ‘Je inschrijving is afgerond’, hieronder verschijnen meerdere documenten. Een ervan is je Verklaring/Bewijs van inschrijving.
Mocht je je Verklaring/Bewijs van Inschrijving met stempel en/of handtekening nodig hebben voor een derde partij, dan kan je hiervoor contact opnemen met Frontoffice Studentenzaken via 071 527 8011 of per e-mail via info@leidenuniv.nl, of kom langs bij ons kantoor in Leiden of in Den Haag. Vergeet dan niet je studentnummer te vermelden en de reden van de aanvraag.
Hoe vraag ik een (nieuw) bewijs betaald collegegeld (BBC) aan?
Wanneer je een tweede studie volgt bij een andere onderwijsinstelling, is het mogelijk om direct tijdens je (her)inschrijving in Studielink een Bewijs Betaald Collegegeld aan te vragen. Volg hiervoor de stappen in het stappenplan Aanvragen BBC op Studielink.
Mocht jouw instelling geen BBC via Studielink accepteren, dan kun je deze aanvragen bij het Frontoffice Studentenzaken. Je kunt via het contactformulier kiezen om dit BBC direct naar de instelling van jouw keuze (graag specificeren) te laten e-mailen, af te halen bij het Frontoffice, of naar je correspondentieadres te laten sturen. Vermeld altijd je studentnummer en voor welke andere instelling of universiteit dit een bewijs is, anders kunnen wij het bewijs niet uitgeven!
Kijk op de FAQ Wat is een BBC voor meer informatie over BBC’s en of jij in aanmerking komt voor het opvragen en/of inleveren van een BBC.
Hoe vraag ik een LU-Card aan?
Voor het aanvragen van een LU-Card moet je éérst je correspondentieadres controleren in uSis. Als dit niet klopt, moet je dat eerst aanpassen in Studielink en een dag wachten, zodat je LU-Card naar het juiste adres wordt verstuurd.
Voor de LU-Card moet je een pasfoto uploaden in Account Self Service.
Aan welke eisen moet de pasfoto op mijn LU-Card voldoen?
- Kleurenfoto
- Bestandsformaat JPG, BMP, GIF of PNG
- Grootte van de foto maximaal 2MB
- Minimale afmeting 300 x 400 pixels (breedte x hoogte)
- Gezicht voldoende groot (70-80% van het beeld)
- Ogen en gehele gezicht goed zichtbaar
- Recht van voren, gezicht gecentreerd en rechtop
- Scherp en contrastrijk
- Egale, lichte achtergrond
Na het uploaden van je pasfoto wordt de LU-Card binnen tien werkdagen opgestuurd naar je correspondentieadres.
Studenten met een buitenlands adres kunnen geen LU-card aanvragen. Als je binnenkort naar Nederland komt, vul dan zo snel mogelijk je Nederlandse postadres in Studielink in en vraag je LU-card aan volgens de hierboven beschreven procedure
HOVO-studenten kunnen een LU-Card aanvragen via het LU-Card Steunpunt van de Universiteitsbibliotheek. Neem een geldig legitimatiebewijs mee!
De LU-Card moet na ontvangst nog geactiveerd worden. Dit kan je via de smartphone-app ‘ReadID Ready’ doen. Op onze website staat hierover een korte handleiding.
Hoe gaat een selectieprocedure (numerus fixus) in zijn werk?
Sommige bacheloropleidingen zijn erg populair en daarom biedt de Universiteit Leiden een aantal opleidingen aan met een numerus fixus. Dit betekent dat je moet deelnemen aan een selectieprocedure. Dat houdt in dat zelfs als je wordt toegelaten, je niet verzekerd bent van een plaats in de opleiding. Je moet ook een plaats toegewezen krijgen via de selectieprocedure.
De Universiteit Leiden bepaalt wat de selectiecriteria precies zijn, zodat de kans groter wordt dat de juiste student op de juiste plek komt. Zo wordt er niet alleen gekeken naar je gemiddelde eindexamencijfer, maar ook naar je motivatie, persoonlijkheid en eerdere schoolprestaties. Een overzicht van numerus fixes opleidingen vind je hier.
De Universiteit Leiden biedt nog een bacheloropleiding met selectie aan, namelijk Leiden University College The Hague (LUC). Dit is echter geen numerus fixus-opleiding. Deze studie heeft een eigen selectieprocedure, en telt daarom niet als deelname aan een numerus fixus-opleiding in Studielink.
Voor meer informatie kijk op de website van de opleiding, of ga naar de Toelatingseisen - Selectieprocedure.
Wanneer en hoe moet ik digitale of gewaarmerkte kopieën van mijn studieresultaten naar de universiteit sturen?
Wanneer je je aanmeldt voor toelating tot een opleiding, hoef je alleen digitale kopieën van je studieresultaten te uploaden in het online aanmeldportaal (uSis). Gewaarmerkte kopieën zijn nog niet nodig.
Bij toelating
Bij toelating krijg je bericht via uSis over het volgende:
- Wanneer je digitale of gewaarmerkte kopieën moet aanleveren
- Welke items je moet aanleveren
- De manier waarop je ze moet aanleveren
- Upload digitale kopieën van alle items/informatie zoals beschreven in jouw voorwaarden via de ‘Upload je documenten’-knop op het scherm met je besluit.
- Controleer of er aanvullende instructies zijn voor het aanleveren van de documenten in jouw voorwaarden. Als je per post gewaarmerkte kopieën moet sturen, kijk dan goed aan welke criteria de documenten moeten voldoen, wie ze moet uitgeven en hoe ze verstuurd moeten worden.
Twijfel je nog steeds over wanneer en hoe je gewaarmerkte kopieën moet aanleveren, stuur dan een mail naar het team bachelortoelating: bacheloradmission@sea.leidenuniv.nl, of het team mastertoelating: masteradmission@sea.leidenuniv.nl.
Voor meer informatie, zie de FAQ Wat is een gewaarmerkte kopie?
Er is geen (termijn van het) collegegeld afgeschreven, wat nu?
Wanneer het niet gelukt is om (een termijn van) het collegegeld af te schrijven, ontvang je hier na ongeveer twee weken een email over op je uMail-account. Je wordt daarin verzocht het bedrag zelf over te maken. Als je het bedrag al weet, hoef je de email niet af te wachten en kun je het ook al eerder overmaken. Let op: doe dit altijd onder vermelding van je studentnummer! Informeer daarnaast verder altijd bij je bank naar een eventuele incassoblokkade op je bankrekening in verband met toekomstige termijnbetalingen. Als je contact wilt opnemen met de financiële administratie dan kan dat van maandag tot en met vrijdag, tussen 9:00 en 17:00 op telefoonnummer 071-5273160, of via de mail op fa@sea.leidenuniv.nl.
Let op: je inschrijving kan worden geannuleerd als je niet tijdig betaalt. Eventuele herinschrijvingen of diplomeringen kunnen ook worden geblokkeerd bij betalingsachterstanden.
Hoe kan ik collegegeld betalen?
Er zijn een aantal manieren waarop je het collegegeld kunt betalen wanneer je (her)ingeschreven wil worden als student.
- Een digitale machtiging (via Studielink). Dit kan je via Studielink aangeven. Dit is de enige optie waarbij je in termijnen kunt betalen voor EU-studenten. Je hebt hier een ‘SEPA’-bankrekening met een IBAN-nummer voor nodig.
- Overschrijving van het gehele collegegeldbedrag. Dit moet voorafgaand aan je start van je studieprogramma en/of de start van het collegejaar volledig worden gedaan.
- Pinnen van het gehele collegegeldbedrag bij de Frontoffice Studentenzaken (betaalkaarten van Maestro of met het V PAY-logo, niet met creditcard). Bij creditcardbetalingen worden additionele kosten in rekening gebracht. In beide gevallen is het alleen mogelijk om het collegegeld in één keer te voldoen vóór aanvang van je studieprogramma en/of de start van het collegejaar.
- Betaling door de werkgever via een factuur. Deze kun je aanvragen via de Financiële Administratie: fa@sea.leidenuniv.nl
- Het inleveren van een Bewijs Betaald Collegegeld (BBC). Let hierbij op de voorwaarden van de regeling Wettelijk Collegegeld.
Afhankelijk van de betaalmethode kun je kiezen voor een incasso ineens of voor een betaling in termijnen.
Kan ik de start van mijn studie uitstellen?
Annuleer je aanmelding in Studielink en dien een nieuwe aanmelding in voor de startdatum van je voorkeur. Je aanmelding wordt dan verwerkt voor de gekozen startdatum.
Ben je al toegelaten tot de studie?
Als je de start van je studie wilt uitstellen, moet je je opnieuw aanmelden voor de startdatum van jouw keuze. Let op: de toelatingseisen kunnen in de tussentijd veranderen. Dit kan betekenen dat je niet toegelaten wordt voor de nieuwe startdatum.
Als je je opnieuw aanmeldt, verloopt het proces anders dan bij je eerste aanmelding:
- Download het besluit en sla het op in je cloud of op je computer
- Annuleer je oude inschrijving in Studielink
- Schrijf jezelf voor de gewenste startdatum in via Studielink.
- In uSis kan je de gevraagde documenten uploaden en een verzoek tot toelating doen. Voeg het oude toelatingsbesluit als ‘additional document’ toe onder het tabblad Toelatingsdocumenten.
- Dien je complete toelatingsdossier in.
Uitzonderingen
- Als je een andere opleiding of specialisatie wilt gaan doen, doe je een volledige nieuwe aanmelding en betaal je de application fee opnieuw.
- Als het gaat om een LLM Advanced Studies-programma hoef je de application fee niet opnieuw te betalen als je je voor de eerste keer opnieuw aanmeldt om op een later moment te starten. Als je je twee keer (of vaker) opnieuw aanmeldt, betaal je de application fee wel opnieuw en dien je je aanvraagdocumenten nogmaals in. Werk zo nodig je cv en informatie over je vooropleiding(en) bij.
Meer informatie
Ik heb mijn LU-Card (nog) niet ontvangen, wat nu?
Als je je LU-Card nog niet hebt ontvangen, kan dit een aantal oorzaken hebben:
- je hebt nog geen pasfoto in Account Self Service staan;
- je LU-Card is misschien naar je oude correspondentieadres gestuurd. Ga na of je LU-Card daar is ontvangen. Zo niet, ga dan naar één van de LU-Card Steunpunten om een nieuwe LU-Card aan te vragen;
- je hebt al eerder een kaart gehad, dan kan je alleen bij een Steunpunt een nieuwe kaart laten maken;
- je bent een uitwisselingsstudent; dan krijg je e-mail wanneer je je collegekaart kunt ophalen in Plexus.
Wanneer je je pasfoto hebt vernieuwd, ontvang je niet automatisch een nieuwe LU-Card. Bij één van de LU-Card Steunpunten kun je je de oude kaart laten blokkeren en een vervangende kaart laten maken. Hier zijn kosten aan verbonden.
Meer informatie
Waar vind ik vacatures voor een bijbaan bij de universiteit?
Meer links naar websites met bijbanen vind je op LU Career Zone.
Contactformulier
Veel gestelde vragen
Hoe vraag ik een Verklaring/Bewijs van inschrijving aan?
Je ontvangt een bevestiging per e-mail zodra je inschrijving volledig voltooid is. Je kunt zelf een Verklaring/Bewijs van inschrijving via uSis downloaden. Volg de onderstaande stappen om het document te openen en te downloaden:
- Log in op uSis met je studentennummer
- Klik op de tegel 'Communicatie'
- Wanneer je op het volgende scherm je ‘Verklaring van inschrijving’ niet ziet, klik dan op het kruisje rechtsboven op het scherm. Daarna verschijnen al je berichten onder elkaar.
- Klik vervolgens op het bericht ‘Je inschrijving is afgerond’, hieronder verschijnen meerdere documenten. Een ervan is je Verklaring/Bewijs van inschrijving.
Mocht je je Verklaring/Bewijs van Inschrijving met stempel en/of handtekening nodig hebben voor een derde partij, dan kan je hiervoor contact opnemen met Frontoffice Studentenzaken via 071 527 8011 of per e-mail via info@leidenuniv.nl, of kom langs bij ons kantoor in Leiden of in Den Haag. Vergeet dan niet je studentnummer te vermelden en de reden van de aanvraag.
Hoe vraag ik een (nieuw) bewijs betaald collegegeld (BBC) aan?
Wanneer je een tweede studie volgt bij een andere onderwijsinstelling, is het mogelijk om direct tijdens je (her)inschrijving in Studielink een Bewijs Betaald Collegegeld aan te vragen. Volg hiervoor de stappen in het stappenplan Aanvragen BBC op Studielink.
Mocht jouw instelling geen BBC via Studielink accepteren, dan kun je deze aanvragen bij het Frontoffice Studentenzaken. Je kunt via het contactformulier kiezen om dit BBC direct naar de instelling van jouw keuze (graag specificeren) te laten e-mailen, af te halen bij het Frontoffice, of naar je correspondentieadres te laten sturen. Vermeld altijd je studentnummer en voor welke andere instelling of universiteit dit een bewijs is, anders kunnen wij het bewijs niet uitgeven!
Kijk op de FAQ Wat is een BBC voor meer informatie over BBC’s en of jij in aanmerking komt voor het opvragen en/of inleveren van een BBC.
Hoe vraag ik een LU-Card aan?
Voor het aanvragen van een LU-Card moet je éérst je correspondentieadres controleren in uSis. Als dit niet klopt, moet je dat eerst aanpassen in Studielink en een dag wachten, zodat je LU-Card naar het juiste adres wordt verstuurd.
Voor de LU-Card moet je een pasfoto uploaden in Account Self Service.
Aan welke eisen moet de pasfoto op mijn LU-Card voldoen?
- Kleurenfoto
- Bestandsformaat JPG, BMP, GIF of PNG
- Grootte van de foto maximaal 2MB
- Minimale afmeting 300 x 400 pixels (breedte x hoogte)
- Gezicht voldoende groot (70-80% van het beeld)
- Ogen en gehele gezicht goed zichtbaar
- Recht van voren, gezicht gecentreerd en rechtop
- Scherp en contrastrijk
- Egale, lichte achtergrond
Na het uploaden van je pasfoto wordt de LU-Card binnen tien werkdagen opgestuurd naar je correspondentieadres.
Studenten met een buitenlands adres kunnen geen LU-card aanvragen. Als je binnenkort naar Nederland komt, vul dan zo snel mogelijk je Nederlandse postadres in Studielink in en vraag je LU-card aan volgens de hierboven beschreven procedure
HOVO-studenten kunnen een LU-Card aanvragen via het LU-Card Steunpunt van de Universiteitsbibliotheek. Neem een geldig legitimatiebewijs mee!
De LU-Card moet na ontvangst nog geactiveerd worden. Dit kan je via de smartphone-app ‘ReadID Ready’ doen. Op onze website staat hierover een korte handleiding.
Hoe gaat een selectieprocedure (numerus fixus) in zijn werk?
Sommige bacheloropleidingen zijn erg populair en daarom biedt de Universiteit Leiden een aantal opleidingen aan met een numerus fixus. Dit betekent dat je moet deelnemen aan een selectieprocedure. Dat houdt in dat zelfs als je wordt toegelaten, je niet verzekerd bent van een plaats in de opleiding. Je moet ook een plaats toegewezen krijgen via de selectieprocedure.
De Universiteit Leiden bepaalt wat de selectiecriteria precies zijn, zodat de kans groter wordt dat de juiste student op de juiste plek komt. Zo wordt er niet alleen gekeken naar je gemiddelde eindexamencijfer, maar ook naar je motivatie, persoonlijkheid en eerdere schoolprestaties. Een overzicht van numerus fixes opleidingen vind je hier.
De Universiteit Leiden biedt nog een bacheloropleiding met selectie aan, namelijk Leiden University College The Hague (LUC). Dit is echter geen numerus fixus-opleiding. Deze studie heeft een eigen selectieprocedure, en telt daarom niet als deelname aan een numerus fixus-opleiding in Studielink.
Voor meer informatie kijk op de website van de opleiding, of ga naar de Toelatingseisen - Selectieprocedure.
Wanneer en hoe moet ik digitale of gewaarmerkte kopieën van mijn studieresultaten naar de universiteit sturen?
Wanneer je je aanmeldt voor toelating tot een opleiding, hoef je alleen digitale kopieën van je studieresultaten te uploaden in het online aanmeldportaal (uSis). Gewaarmerkte kopieën zijn nog niet nodig.
Bij toelating
Bij toelating krijg je bericht via uSis over het volgende:
- Wanneer je digitale of gewaarmerkte kopieën moet aanleveren
- Welke items je moet aanleveren
- De manier waarop je ze moet aanleveren
- Upload digitale kopieën van alle items/informatie zoals beschreven in jouw voorwaarden via de ‘Upload je documenten’-knop op het scherm met je besluit.
- Controleer of er aanvullende instructies zijn voor het aanleveren van de documenten in jouw voorwaarden. Als je per post gewaarmerkte kopieën moet sturen, kijk dan goed aan welke criteria de documenten moeten voldoen, wie ze moet uitgeven en hoe ze verstuurd moeten worden.
Twijfel je nog steeds over wanneer en hoe je gewaarmerkte kopieën moet aanleveren, stuur dan een mail naar het team bachelortoelating: bacheloradmission@sea.leidenuniv.nl, of het team mastertoelating: masteradmission@sea.leidenuniv.nl.
Voor meer informatie, zie de FAQ Wat is een gewaarmerkte kopie?
Er is geen (termijn van het) collegegeld afgeschreven, wat nu?
Wanneer het niet gelukt is om (een termijn van) het collegegeld af te schrijven, ontvang je hier na ongeveer twee weken een email over op je uMail-account. Je wordt daarin verzocht het bedrag zelf over te maken. Als je het bedrag al weet, hoef je de email niet af te wachten en kun je het ook al eerder overmaken. Let op: doe dit altijd onder vermelding van je studentnummer! Informeer daarnaast verder altijd bij je bank naar een eventuele incassoblokkade op je bankrekening in verband met toekomstige termijnbetalingen. Als je contact wilt opnemen met de financiële administratie dan kan dat van maandag tot en met vrijdag, tussen 9:00 en 17:00 op telefoonnummer 071-5273160, of via de mail op fa@sea.leidenuniv.nl.
Let op: je inschrijving kan worden geannuleerd als je niet tijdig betaalt. Eventuele herinschrijvingen of diplomeringen kunnen ook worden geblokkeerd bij betalingsachterstanden.
Hoe kan ik collegegeld betalen?
Er zijn een aantal manieren waarop je het collegegeld kunt betalen wanneer je (her)ingeschreven wil worden als student.
- Een digitale machtiging (via Studielink). Dit kan je via Studielink aangeven. Dit is de enige optie waarbij je in termijnen kunt betalen voor EU-studenten. Je hebt hier een ‘SEPA’-bankrekening met een IBAN-nummer voor nodig.
- Overschrijving van het gehele collegegeldbedrag. Dit moet voorafgaand aan je start van je studieprogramma en/of de start van het collegejaar volledig worden gedaan.
- Pinnen van het gehele collegegeldbedrag bij de Frontoffice Studentenzaken (betaalkaarten van Maestro of met het V PAY-logo, niet met creditcard). Bij creditcardbetalingen worden additionele kosten in rekening gebracht. In beide gevallen is het alleen mogelijk om het collegegeld in één keer te voldoen vóór aanvang van je studieprogramma en/of de start van het collegejaar.
- Betaling door de werkgever via een factuur. Deze kun je aanvragen via de Financiële Administratie: fa@sea.leidenuniv.nl
- Het inleveren van een Bewijs Betaald Collegegeld (BBC). Let hierbij op de voorwaarden van de regeling Wettelijk Collegegeld.
Afhankelijk van de betaalmethode kun je kiezen voor een incasso ineens of voor een betaling in termijnen.
Kan ik de start van mijn studie uitstellen?
Annuleer je aanmelding in Studielink en dien een nieuwe aanmelding in voor de startdatum van je voorkeur. Je aanmelding wordt dan verwerkt voor de gekozen startdatum.
Ben je al toegelaten tot de studie?
Als je de start van je studie wilt uitstellen, moet je je opnieuw aanmelden voor de startdatum van jouw keuze. Let op: de toelatingseisen kunnen in de tussentijd veranderen. Dit kan betekenen dat je niet toegelaten wordt voor de nieuwe startdatum.
Als je je opnieuw aanmeldt, verloopt het proces anders dan bij je eerste aanmelding:
- Download het besluit en sla het op in je cloud of op je computer
- Annuleer je oude inschrijving in Studielink
- Schrijf jezelf voor de gewenste startdatum in via Studielink.
- In uSis kan je de gevraagde documenten uploaden en een verzoek tot toelating doen. Voeg het oude toelatingsbesluit als ‘additional document’ toe onder het tabblad Toelatingsdocumenten.
- Dien je complete toelatingsdossier in.
Uitzonderingen
- Als je een andere opleiding of specialisatie wilt gaan doen, doe je een volledige nieuwe aanmelding en betaal je de application fee opnieuw.
- Als het gaat om een LLM Advanced Studies-programma hoef je de application fee niet opnieuw te betalen als je je voor de eerste keer opnieuw aanmeldt om op een later moment te starten. Als je je twee keer (of vaker) opnieuw aanmeldt, betaal je de application fee wel opnieuw en dien je je aanvraagdocumenten nogmaals in. Werk zo nodig je cv en informatie over je vooropleiding(en) bij.
Meer informatie
Ik heb mijn LU-Card (nog) niet ontvangen, wat nu?
Als je je LU-Card nog niet hebt ontvangen, kan dit een aantal oorzaken hebben:
- je hebt nog geen pasfoto in Account Self Service staan;
- je LU-Card is misschien naar je oude correspondentieadres gestuurd. Ga na of je LU-Card daar is ontvangen. Zo niet, ga dan naar één van de LU-Card Steunpunten om een nieuwe LU-Card aan te vragen;
- je hebt al eerder een kaart gehad, dan kan je alleen bij een Steunpunt een nieuwe kaart laten maken;
- je bent een uitwisselingsstudent; dan krijg je e-mail wanneer je je collegekaart kunt ophalen in Plexus.
Wanneer je je pasfoto hebt vernieuwd, ontvang je niet automatisch een nieuwe LU-Card. Bij één van de LU-Card Steunpunten kun je je de oude kaart laten blokkeren en een vervangende kaart laten maken. Hier zijn kosten aan verbonden.
Meer informatie
Waar vind ik vacatures voor een bijbaan bij de universiteit?
Meer links naar websites met bijbanen vind je op LU Career Zone.