Vrijstellingen en verzoekschriften
Wil je iets wijzigen in de door jouw opleiding vastgestelde studievereisten? Misschien wil je vrijstelling van een bepaald studieonderdeel omdat je de kennis al elders hebt opgedaan. Of je wilt de studiepunten die je aan een andere onderwijsinstelling hebt gehaald in Leiden laten meetellen. In die gevallen kun je een verzoekschrift indienen.
Hieronder lees je waarvoor je een verzoekschrift kunt indienen, en hoe je dat aanpakt. Als er voor jouw opleiding specifieke informatie beschikbaar is, vind je die op het tabblad van je opleiding of faculteit.
Het besluit over je verzoekschrift wordt genomen door de examencommissie van je opleiding.
Verzoekschriften in uSis
Wil je iets wijzigen in je studievereisten? Maak dan gebruik van verzoekschriften in uSis. Denk bijvoorbeeld aan het aanvragen van vrijstelling, het laten erkennen van vakken die je in het buitenland volgt, of het aanvragen van een afwijkend aantal studiepunten voor een onderdeel uit het curriculum.
Je kunt een verzoekschrift indienen voor:
- Vrijstelling
Je gebruikt dit verzoekschrift als je vrijstelling wilt aanvragen voor een studieonderdeel. Hiervoor moet je voldoende bewijsmateriaal aanleveren. - Afwijkend aantal studiepunten
Je gebruikt dit verzoekschrift als je voor het betreffende studieonderdeel een aantal studiepunten wilt krijgen dat afwijkt van het aantal studiepunten dat in de studiegids vermeld staat. Voor je verzoek moet je voldoende bewijsmateriaal aanleveren. Heeft het betreffende studieonderdeel geen van tevoren vastgesteld aantal studiepunten? Dien dan geen verzoekschrift in, maar neem rechtstreeks contact op met je opleiding. - Extracurriculair vak
Je gebruikt dit verzoekschrift als je een studieonderdeel uit de studiegids van de Universiteit Leiden wilt laten opnemen in je extracurriculaire ruimte. - Vervanging
Je gebruikt dit verzoekschrift wanneer je het betreffende studieonderdeel wilt vervangen door een ander studieonderdeel uit de studiegids van de Universiteit Leiden. Gebruik dit verzoekschrift bijvoorbeeld voor vrij in te vullen keuzevakken. - Extern onderwijs
Je gebruikt dit verzoekschrift altijd wanneer je een studieonderdeel bij een andere onderwijsinstelling dan de Universiteit Leiden volgt en je het wilt laten meetellen voor je studie in Leiden. Dit verzoekschrift kun je bijvoorbeeld gebruiken voor de invulling van je keuze- of extracurriculaire vakken die je niet in Leiden volgt. Doorgaans wordt dit verzoekschrift eerst voorlopig goedgekeurd en na het aanleveren van bewijsmateriaal definitief beoordeeld.
Een verzoekschrift dien je in zodra je weet dat je één van deze wijzigingen wilt doorvoeren. Dat betekent: zo snel mogelijk en voordat het te volgen onderwijs van start gaat. Om na te gaan wat je in jouw geval precies moet doen, neem je contact op met de onderwijsadministratie van je opleiding.
Geen verzoekschrift op verzoekschrift
Heb je een verzoekschrift ingediend? Dan kun je voor datzelfde studieonderdeel niet nog een verzoekschrift indienen, ongeacht de status van je aanvraag. Ben je ondertussen veranderd van mening of kom je erachter dat je een verkeerde aanvraag gedaan hebt? Dan moet je het verzoekschrift eerst intrekken voordat je op datzelfde studieonderdeel een nieuw verzoekschrift kunt indienen.
Verzoekschrift intrekken
Wil je je ingediende verzoekschrift intrekken? Stuur dan een e-mail aan de onderwijsadministratie van je opleiding, onder vermelding van 'intrekken verzoekschrift nummer xxxx' (zie de bevestigingsmail). In de e-mail vermeld je je studentnummer en de reden voor het intrekken van je verzoekschrift. Wacht, voordat je verder handelt, eerst op de bevestiging van je opleiding.
Bewijsmateriaal
Ieder verzoekschrift moet kort en helder onderbouwd worden. Maak je gebruik van een verzoekschrift voor vrijstelling, afwijkend aantal studiepunten, of extern onderwijs? Dan moet je daarnaast ook bewijsmateriaal indienen. In het geval van vrijstelling doe je dat tegelijk met het indienen van je verzoekschrift. Bij de andere twee doe je dat na afronden van het betreffende onderwijs. Het gaat dan veelal om getuigschriften van behaalde studieresultaten.
Lever bewijsmateriaal altijd zo snel mogelijk na het behalen van je resultaten in. Als je te lang wacht, loop je het risico dat de resultaten niet meer kunnen worden opgenomen in je studievereisten.
Wat je precies moet inleveren, waar je dat doet en in welke vorm (digitaal of papier) verschilt per opleiding. Neem daarvoor contact op met je onderwijsadministratie.
Bezwaar aantekenen
Als je het oneens bent met de uitkomst van je verzoekschrift, kun je bezwaar aantekenen. Je stuurt binnen zes weken na ontvangst van het besluit een brief (beroepschrift) naar het College van Beroep voor de Examens met daarbij een kopie van het besluit. In de brief leg je uit waarom je het niet eens bent met het besluit en onderbouw je je bezwaar met voorbeelden en bewijsmateriaal.
De examencommissie verwerkt in haar hoedanigheid individuele verzoeken van studenten aangaande hun studie. Studenten wenden zich hiervoor schriftelijk tot de examencommissie.
De termijnen waarbinnen de examencommissie uitspraak doet zijn per situatie omschreven in de Regels & Richtlijnen. De examencommissie streeft ernaar om binnenkomende verzoeken binnen 20 werkdagen te behandelen, maar in bepaalde drukke periodes kan de termijn worden overschreden. De examencommissie doet altijd uitspraak binnen de wettelijke beslistermijn van acht weken.
We onderscheiden twee typen verzoeken aan de examencommissie:
1. Individuele verzoeken van studenten aan de examencommissie aangaande hun studievoortgang, of andere zaken gerelateerd aan regelingen uit de OER en/of de Regels & Richtlijnen.
2. Verzoeken van studenten betreffende vrijstellingen, extracurriculaire vakken of invulling van de vrije keuzeruimte. In dit geval is soms toestemming van de examencommissie benodigd alvorens het OSC de wijzingen kan verwerken in de studievereisten in uSis. Voor deze typen verzoeken is altijd een uSis verzoekschrift vereist. Voor beide typen verzoeken geldt een aparte procedure. Deze procedures worden hieronder beschreven.
Studenten kunnen bij individuele verzoeken aan de examencommissie aangaande hun studievoortgang, of andere zaken gerelateerd aan regelingen uit de OER en/of de Regels & Richtlijnen een verzoek indienen bij de examencommissie. Dit dient altijd te geschieden via het digitaal verzoekformulier. Vul het verzoekformulier zo compleet mogelijk is en voeg eventuele bewijslast toe als bijlage.
Het verzoekschrift ‘Vrijstelling’ gebruik je om vrijstelling aan te vragen voor een vast onderdeel uit het MPS-curriculum. De goedkeuring voor de vrijstelling moet gegeven worden door de examencommissie, waarna het OSC de vrijstelling kan registreren. Houd er rekening mee dat de kans klein is dat een vrijstelling wordt toegekend. Als je denkt dat het vak (bijna) volledig overeenkomt met een vak van het MPS-curriculum en het vak hebt voltooid, dan kan je de stappen hier onder volgen.
Voor het vrijstellen van een vast onderdeel, moet je bewijslast aanleveren dat je elders een gelijkwaardig vak qua inhoud en niveau hebt behaald.
- Dien in uSis een verzoekschrift in van het type ‘Vrijstelling’. Dit verzoekschrift zorgt ervoor dat het OSC de vrijstelling kan registeren als je de goedkeuring van de examencommissie hebt verkregen. Je klikt in Mijn studievereisten op het vak waarvoor je de vrijstelling wilt aanvragen. Klik op de groene knop in het vervolgscherm om het verzoek aan te maken. Na het invullen van de benodigde informatie dien je het verzoek in.
- Noteer het uSis-nummer dat op het scherm verschijnt. Je dient nu ook een verzoek in bij de examencommissie. Hiervoor dien je het digitaal verzoekformulier in en voeg je de bewijslast toe. Ook noteer je hierop het uSis verzoekschriftnummer.
- Aan te leveren informatie en bewijslast:
a) Vakbeschrijving(en) uit de studiegids van de opleiding waar de vakken zijn behaald. De vakbeschrijving kan bestaan uit een link naar de online studiegids of een PDF-document (uit de studiegids). Let op:
- De link of PDF moet uit het collegejaar zijn waarin je dit vak hebt gehaald.
- De volgende informatie moet opgenomen zijn: aantal EC, gebruikte literatuur, inhoud van het vak, wanneer de cursus gevolgd is. In het algemeen geldt: hoe specifieker de informatie wordt aangeleverd, hoe beter en sneller de examencommissie een oordeel kan vormen.
b) Een gewaarmerkte cijferlijst indien de reeds behaalde vakken buiten de Universiteit Leiden zijn behaald. Vraag de andere universiteit om deze cijferlijst rechtstreeks aan het OSC te e-mailen. Voor vakken behaald binnen de Universiteit Leiden is geen cijferlijst nodig.
- Je verzoekschrift wordt pas behandeld op het moment dat deze compleet is (de behandeltermijn gaat dan pas lopen).
- Als je toestemming krijgt van de examencommissie en het OSC heeft je officiële cijferlijst ontvangen, dan registreert het OSC je vrijstelling(en) in je studievereisten in uSis. Houd zelf na afloop goed in de gaten of de vrijstellingen
Het verzoekschrift ‘Extern Onderwijs’ gebruik je als je vakken buiten de Universiteit Leiden wilt inzetten voor je extracurriculaire ruimte, oftewel als het om externe vakken gaat.
Extracurriculaire vakken worden alleen getoond op het diplomasupplement, niet op de lijst van vakken die op het diploma wordt gepubliceerd. Ze tellen ook niet mee voor je cijfergemiddelde.
Voor het opvoeren van een extern vak als extracurriculair onderdeel is toestemming van de examencommissie benodigd. De examencommissie beoordeelt of het vak qua inhoud, vaardigheden en toetsing voldoende past binnen de gestelde eindtermen van de opleiding. Als je de vakken al hebt behaald, moet je als bewijslast een gewaarmerkte cijferlijst meesturen. Als je de vakken nog niet hebt behaald, kan de examencommissie een intentieverklaring afgeven. Hiermee weet je zeker dat de te volgen vakken aan de gestelde eisen voldoen en opgenomen mogen worden in de extracurriculaire ruimte nadat je ze hebt behaald.
1. Dien in uSis een verzoekschrift in van het type ‘Extern Onderwijs’. Je doet dit door in je studievereisten het balkje van de extracurriculaire ruimte open te klappen, en te klikken op een van de onderdelen ‘Extracurriculair studiedeel’. Vervolgens klik je op de groene knop om het verzoekschrift aan te maken, kies je voor de vorm ‘Extern onderwijs’ en vul je de vereiste informatie in. Daarna dien je het verzoekschrift in. Noteer het uSis-nummer dat op het scherm verschijnt.
2. Voor externe vakken geldt dat je toestemming van de examencommissie moet verkrijgen voordat deze in de extracurriculaire ruimte kunnen worden opgenomen. Je dient daarom nu ook een verzoek bij de examencommissie. Hiervoor dien je het digitaal verzoekformulier in en voeg je de bewijslast toe. Ook noteer je hierop het uSis verzoekschriftnummer.
3. Aan te leveren informatie en bewijslast:
a) Vakbeschrijving(en) uit de studiegids van de opleiding waar de vakken zijn behaald. De vakbeschrijving kan bestaan uit een link naar de online studiegids of een PDF-document (uit de studiegids). Let op:
• De link of PDF moet uit het collegejaar zijn waarin je dit vak hebt gehaald.
• De volgende informatie moet opgenomen zijn: aantal EC, gebruikte literatuur, inhoud van het vak, wanneer de cursus gevolgd is. In het algemeen geldt: hoe specifieker de informatie wordt aangeleverd, hoe beter en sneller de examencommissie een oordeel kan vormen.
b) Indien van toepassing: een kopie van de gewaarmerkte cijferlijst. Bij het aanvragen van een intentieverklaring is dit niet benodigd.
4. Je verzoekschrift wordt pas behandeld op het moment dat deze compleet is (de behandeltermijn gaat dan pas lopen).
5. Zodra je de externe vakken hebt behaald, vraag je de andere universiteit om de officiële cijferlijst rechtstreeks aan het OSC te e-mailen.
6. Als je het vak/de vakken hebt gehaald, dan zal het OSC o.b.v. van je uSis verzoekschrift, de goedkeuring van de examencommissie en de officiële cijferlijst je cijfers verwerken in de studievereisten in uSis. Houd zelf na afloop goed in de gaten of je resultaten verwerkt zijn!
Het verzoekschrift ‘Extracurriculair’ gebruik je wanneer je een gevolgd vak binnen de Universiteit Leiden wilt laten opnemen in je extracurriculaire ruimte. Dit betekent dat je vakken en dus studiepunten wilt toevoegen bovenop het minimaal vereiste aantal studiepunten voor het diploma. Extracurriculaire vakken worden alleen getoond op het diplomasupplement, niet op de lijst van vakken die op het diploma wordt gepubliceerd. Ze tellen ook niet mee voor je cijfergemiddelde. Voor het opvoeren van extracurriculaire vakken behaald binnen de Universiteit Leiden is geen toestemming van de examencommissie benodigd. Let op: bij een bachelorprogramma mogen alleen vakken van bachelorniveau worden opgenomen in de extracurriculaire ruimte. Als je vakken van masterniveau hebt gevolgd naast je bacheloropleiding, kunnen deze niet worden bijgeschreven.
Wil je hiervoor vakken gebruiken die buiten de Universiteit Leiden zijn behaald? Ga dan naar verzoekschrift ‘Extern Onderwijs’!
1. Dien in uSis een verzoekschrift in van het type ‘Extracurriculair vak’. Je doet dit door in je studievereisten het balkje van de extracurriculaire ruimte open te klappen, en te klikken op een van de onderdelen ‘Extracurriculair studiedeel’. Vervolgens klik je op de groene knop om het verzoekschrift aan te maken, kies je voor de vorm ‘Extracurriculair vak’ en vul je de vereiste informatie in. Daarna dien je het verzoekschrift in. Noteer het uSis-nummer dat op het scherm verschijnt.
2. Als je het vak/de vakken hebt gehaald, dan zal het OSC o.b.v. van je verzoekschrift en de studieresultaten je cijfers verwerken in de studievereisten in uSis. Houd zelf na afloop goed in de gaten of je resultaten verwerkt zijn!
- Gebruik altijd je uMail-adres voor je verzoekschriften. Reacties komen ook daar op terecht. Check je uMail dus geregeld!
- De examencommissie streeft ernaar om verzoeken binnen 20 werkdagen te behandelen. In drukke perioden kan deze termijn oplopen tot de wettelijke behandeltermijn van 8 weken. Dien daarom verzoekschriften altijd zo snel mogelijk in. Bij voorkeur aan het begin van het collegejaar, zodat je tijdig weet waar je aan toe bent.
- Bij een verzoek tot vrijstellingen: als het vak bijna begint/al is begonnen op het moment dat je het verzoek hebt ingediend, volg het vak dan totdat je de uitslag hebt gekregen.
- De volgorde: eerst dien je een uSis verzoekschrift in, daarna indien nodig het digitaal verzoekformulier van de examencommissie met vermelding van het uSis-nummer. Op het digitaal formulier leg je uit wat precies je verzoek is (dat je bv vrijstelling wilt aanvragen voor vakken X, Y en Z op basis van vakken A, B en C). Verwijs verder niet naar de eventuele boodschappen die je in uSis hebt gezet, deze worden niet gelezen door de examencommissie.
- Zodra je in uSis een verzoekschrift hebt ingediend verschijnt een bevestiging op het scherm. De status van je verzoekschrift kun je altijd bekijken in uSis.