‘We zijn pas tevreden als alles goed geregeld is’
Twee regelaars in hart en nieren. Facilitair medewerkers Nick van Asperen en Kees Schoonwater zorgen er op de achtergrond voor dat medewerkers en studenten alles tot hun beschikking hebben om goed te kunnen werken en studeren. Sinds kort doen de bekende gezichten dat in een nieuwe rol. Schoonwater is nu projectleider huisvesting en Van Asperen neemt Schoonwaters oude rol als coördinator facilitaire zaken over. ‘We denken in oplossingen in plaats van problemen.’
Heen en weer rennend of druk regelend aan de telefoon, zo lopen de twee vaak door het gebouw. Van extra stoelen naar een lokaal, posterborden in de gangen tot interne verhuizingen en verzoeken op een afdeling: het facilitaire team zorgt dat alles op orde is in het gebouw. Schoonwater was jaren teamleider van de facilitaire afdeling. Nu het nieuwe deel van het Gorlaeus Gebouw bijna af is, heeft hij een nieuwe rol: het coördineren van de inhuizing daarvan.
‘Vanaf het moment dat we de sleutel van het gebouw hebben tot en met de laatste verhuizing, ga ik alles coördineren. Ik moet alles in goede banen leiden zodat we zo vlekkeloos mogelijk kunnen verhuizen.’ Dat hij het gebouw door en door kent, is een groot voordeel. ‘Ik was natuurlijk ook betrokken bij het oude deel van het gebouw. Daardoor weet ik waar de valkuilen zitten. En het is natuurlijk een fantastisch mooi project om te mogen inrichten.’
‘De mouwen opstropen en het zelf regelen’
Van Asperen nam de functie als coördinator over. ‘Het is een uitdagende en brede functie en dat is ontzettend leuk. Ik stuur nu het facilitaire team van de servicedesk en expeditie aan. Samen zorgen we dat alle facilitaire zaken binnen het pand goed geregeld zijn. Van afdelingen met een gerichte vraag tot kleine verhuizingen en events. Geen dag is hetzelfde en dat is wat het leuk maakt.’
Alles goed regelen en voorbereiden vinden ze allebei belangrijk. ‘Als er iets misgaat, balen we enorm. Maar dan steken we zelf ook gewoon de handen uit de mouwen, zegt Schoonwater. ‘Dan is het eerst aan de slag en daarna pas kijken waar het is misgelopen’, vult Van Asperen aan. Een vak waarin je in creatieve oplossingen moet bedenken en soms snel moet kunnen handelen, vertellen de mannen. ‘We denken in oplossingen in plaats van in problemen. En we verkopen het liefst geen nee.’
‘Dan ben je wel trots op je team’
Onderzoekers en studenten ontzorgen, dat is waar de twee het voor doen. ‘Het is fijn om mensen te kunnen helpen bij heel verschillende vragen. Van een interne verhuizing of een lamp vervangen tot een ruimte klaarmaken voor een event. Als iemand een aanvraag doet, zorgen wij dat het op de juiste plek komt te staan. We willen het liefst dat niemand ergens naar moet omkijken en dat wij het voor ze regelen. Als dat lukt, is dat natuurlijk super gaaf’, zegt Nick. ‘Wij worden er blij van als we zien dat iedereen tevreden is en alles goed loopt,’ zegt Schoonwater. ‘De Leiden Science Family Day is daar een mooi voorbeeld van. Dan stonden we te kijken hoe de blije kinderen door het gebouw lopen en alles vlotjes liep. Daar doe je het voor en dan ben ik wel echt trots op ons team.’
'We willen dat niemand ergens naar moet omkijken.'
Ondanks de nieuwe rollen, kunnen ze altijd rekenen op de steun en hulp van de ander. ‘We werken heel fijn samen. Ik heb zijn team natuurlijk nog nodig in de toekomst. Als iemand op de faculteit iets wilde, was het bellen naar 0900-Kees. Dat is een begrip geworden,’ zegt Schoonwater al lachend. ‘Nu moet het 0900-Nick worden.’ Van Asperen vult aan: ‘Iedereen weet dat als je Kees belt, het allemaal goedkomt. Ik hoop dat ik nu hetzelfde vertrouwen kan opbouwen en dezelfde kennis en ervaring als Kees. Daar wil ik naartoe groeien.’
Creatieve geest onder tijdsdruk
Zelf kijkt Schoonwater vooral uit naar het moment dat hij de sleutel heeft van het nieuwe gebouw. ‘Ik ben me nu al aan het voorbereiden, maar dan begint het pas echt. Mijn creatieve geest werkt gelukkig ook het beste onder tijdsdruk. Het is een mooie uitdaging waarin ik veel kennis van mijn vorige baan kan meenemen. En ook in de toekomst zal ik natuurlijk veel samenwerken met Nick en zijn team.’
Tekst en afbeeldingen: Inge van Dijck